Ti è arrivata una fattura sbagliata o non dovuta? Come contestarla e cosa pagare

Cosa fare adesso, passo per passo

1. Confronta la fattura con gli accordi

   Preventivo, contratto, ordine, email o messaggi in cui avete fissato prezzo e lavoro. Segna voce per voce cosa non corrisponde: importo, quantità, ore, materiali, IVA, intestatario.

2. Raccogli le prove

   Foto del lavoro, verbali di consegna, email in cui il fornitore conferma il prezzo, la disdetta di un servizio, la ricevuta di un pagamento già fatto.

3. Contesta per iscritto

   PEC o raccomandata con ricevuta di ritorno, citando numero e data della fattura. Una telefonata non lascia traccia. Se hai la partita IVA, avvisa anche il tuo commercialista.

4. Chiedi cosa vuoi ottenere

   Una nota di credito per tutto o per una parte, una nuova fattura corretta, l’eliminazione delle voci non concordate, il completamento del lavoro prima del pagamento.

5. Paga la parte che riconosci

   Se una parte è dovuta, pagala indicando nella causale «acconto sulla fattura n. … per la parte non contestata». Ti mette dalla parte della buona fede.

6. Conserva tutto e segna le date

   Se il fornitore risponde con un sollecito, una diffida o un decreto ingiuntivo, i tempi diventano stretti e servirà la documentazione completa.

Quanto vale una fattura, e perché non si «rifiuta»

La fattura è un documento fiscale preparato da chi chiede il pagamento. Per questo, secondo l’orientamento prevalente dei giudici:

• in una causa normale non prova da sola il credito: il fornitore deve dimostrare l’accordo e la prestazione, e tu puoi contestare entrambi;
• le fatture, con gli estratti delle scritture contabili, bastano invece per chiedere un decreto ingiuntivo, cioè un ordine di pagamento emesso senza sentirti: è lì che la contestazione deve diventare opposizione;
• il silenzio non equivale ad accettazione, ma lasciar passare mesi senza dire nulla può pesare in una causa, e rende meno credibile una contestazione tardiva.

Con la fatturazione elettronica molti pensano di poter «rifiutare» la fattura. Tra privati non è così: lo SDI la consegna comunque, e il rifiuto attraverso il sistema è previsto solo per la pubblica amministrazione. La contestazione si fa fuori dallo SDI, con una comunicazione al fornitore. Se la fattura è sbagliata, è lui a doverla correggere con una nota di credito o una nota di debito.

I casi più comuni e cosa chiedere

Per le bollette di luce, gas, telefono e internet ci sono regole e conciliazioni proprie: vedi addebito non riconosciuto in bolletta o sul conto.

Come scrivere la contestazione

Bastano poche righe chiare. Un modello da adattare:

Oggetto: contestazione della fattura n. [numero] del [data]

Gentile [fornitore], ho ricevuto la fattura in oggetto di [importo] euro. La contesto per i seguenti motivi: [per esempio: il preventivo accettato il [data] prevedeva [importo] euro per gli stessi lavori; le voci [descrizione] non sono state eseguite / non sono mai state concordate].

Vi chiedo di emettere una nota di credito di [importo] euro [oppure: di annullare la fattura e riemetterla per [importo] euro]. Riconosco come dovuta la somma di [importo] euro, che pago [ho pagato] con bonifico del [data].

Allegati: preventivo accettato, email del [data], foto.

[Luogo, data, firma]

• Non scrivere frasi come «pagherò tutto appena possibile» se ritieni la fattura sbagliata: valgono come riconoscimento del debito.
• Resta sui fatti: niente toni offensivi, che non aiutano se la lite va avanti.
• Se la fattura riguarda un lavoro con difetti, la contestazione deve anche elencare i difetti, nei termini previsti.

Pagare, non pagare o pagare con riserva?

Se paghi con riserva, scrivilo nella causale del bonifico e in una PEC: «pagamento effettuato con riserva di ripetizione, senza riconoscimento del debito, a seguito della contestazione del [data]». Chi riceve un pagamento non dovuto deve restituirlo, e il termine per chiederlo è di regola di 10 anni.

Puoi anche sospendere il pagamento se il fornitore non ha fatto la sua parte, ma solo in proporzione a quello che manca: trattenere 5.000 euro per un difetto da 200 euro ti mette dalla parte del torto.

La parcella del professionista

Avvocati, commercialisti, geometri, architetti e gli altri professionisti iscritti a un ordine devono concordare il compenso quando ricevono l’incarico e comunicarti, in forma scritta o digitale, un preventivo di massima con tutte le voci: compenso, spese, contributi e IVA.

• Se c’è un preventivo accettato, la parcella deve rispettarlo, salvo attività in più che hai chiesto o accettato.
• Se il preventivo manca, il compenso resta dovuto, ma il professionista deve dimostrare cosa ha fatto, e il giudice ne tiene conto nel liquidarlo, di solito usando i parametri ministeriali.
• Chiedi il dettaglio delle attività svolte: date, ore, atti, incontri. Molte contestazioni si chiudono lì.
• Una parcella non è un atto del giudice: per incassarla contro la tua volontà il professionista deve chiedere un decreto ingiuntivo o fare causa.

Se hai la partita IVA: il lato fiscale

La fattura contestata arriva comunque nel tuo cassetto fiscale e nel programma di contabilità. Non spetta a te correggerla: è il fornitore che deve emettere la nota di credito per ridurla o annullarla (vedi nota di credito elettronica). Nel frattempo chiedi al tuo commercialista come trattarla in contabilità e se detrarre l’IVA, soprattutto se contesti che la prestazione ci sia stata.

Se il fornitore insiste

• Solleciti e diffide: rispondi per iscritto richiamando la tua contestazione e allegandola. Vedi diffida da un avvocato.
• Decreto ingiuntivo: il fornitore può ottenerlo con fatture ed estratti contabili, senza passare dalla negoziazione assistita. Da quando ti viene notificato hai 40 giorni per fare opposizione con un avvocato, altrimenti diventa definitivo: vedi decreto ingiuntivo ricevuto.
• Causa ordinaria: per le richieste di pagamento fino a 50.000 euro di regola deve prima invitarti alla negoziazione assistita; tra un’azienda e un consumatore questo passaggio non è obbligatorio.

Molte contestazioni si chiudono con una nota di credito parziale: se avete entrambi un po’ di ragione, un accordo scritto evita spese a tutti.

Un esempio concreto

Sara ha un piccolo studio grafico. Accetta per email il preventivo di un tecnico informatico: 900 euro più IVA per installare tre computer e la rete. A lavoro finito arriva una fattura di 1.450 euro più IVA, con 6 ore di «assistenza aggiuntiva» e un router mai ordinato.

• Sara confronta la fattura con il preventivo e con i messaggi: le ore in più riguardano un problema causato dallo stesso tecnico, il router non è mai stato chiesto.
• Manda una PEC: contesta 550 euro, chiede una nota di credito per quella somma e paga 900 euro più IVA con la causale «per la parte non contestata».
• Avvisa il commercialista, che attende la nota di credito prima di chiudere la liquidazione IVA.
• Il tecnico propone di lasciare il router a metà prezzo. Sara accetta per iscritto, riceve la nota di credito per la differenza e la questione si chiude.

Cosa fa l’avvocato su Intervento

Carica la fattura, il preventivo o il contratto e i messaggi con il fornitore. L’orientamento gratuito ti dice se la contestazione ha basi e cosa fare subito. Con l’Analisi ottieni un confronto automatico tra fattura e accordi. Con l’Esperto un avvocato verificato ti risponde per iscritto: quali voci contestare, se pagare in parte o con riserva, cosa rischi. Con il livello Soluzione prepara la lettera di contestazione o la risposta a una diffida, su preventivo.

Intervento segue solo l’attività stragiudiziale: l’opposizione a un decreto ingiuntivo e le cause richiedono un incarico diretto a un avvocato. Per la parte fiscale della fattura serve il commercialista.