Quanto costa assumere un dipendente nel 2026: il calcolo voce per voce

Come stimare il costo prima di assumere

1. Individua contratto collettivo e livello

   Il contratto del tuo settore e il livello corrispondente alle mansioni reali fissano la paga minima, le mensilità (13 o 14), gli scatti, l’orario, le ferie e i fondi obbligatori.

2. Calcola la RAL

   Paga mensile lorda per il numero di mensilità, più eventuale superminimo. Se pensi a un netto, fai fare il calcolo al contrario: da 1.500 euro netti al mese si arriva a una RAL di circa 26.000 euro.

3. Aggiungi contributi INPS e TFR

   Usa almeno il 28% per i contributi, poi verifica l’aliquota esatta del tuo codice INPS. Il TFR è la RAL divisa per 13,5.

4. Aggiungi INAIL e fondi del contratto

   Il premio INAIL dipende dal rischio del lavoro; enti bilaterali, sanità integrativa e previdenza contrattuale dipendono dal contratto collettivo.

5. Metti in conto i costi di avvio e gestione

   Visita medica, formazione sulla sicurezza, eventuali dispositivi di protezione, consulente del lavoro per le buste paga.

6. Verifica gli incentivi prima di firmare

   Uno sgravio può ridurre di molto i contributi, ma solo se i requisiti ci sono già al momento dell’assunzione.

Si parte dalla RAL: cosa c’è dentro

La RAL, retribuzione annua lorda, è la somma di tutto quello che il lavoratore guadagna in un anno prima di contributi e tasse. Comprende:

• la paga base del livello e le altre voci fisse del contratto collettivo, come la contingenza;
• gli scatti di anzianità, che crescono con gli anni;
• l’eventuale superminimo, la parte in più che concordi tu;
• la tredicesima e, nei contratti che la prevedono come commercio e turismo, la quattordicesima.

La RAL non può essere più bassa del minimo del contratto collettivo per quel livello. Inquadrare una persona a un livello più basso delle mansioni reali sembra un risparmio, ma il lavoratore può chiedere le differenze per anni: vedi stipendio più basso del contratto collettivo.

Attenzione alla differenza tra lordo e netto. Se prometti «1.500 euro al mese», chiarisci se sono netti o lordi: tra le due cifre, su un anno, ci sono migliaia di euro. Come si passa dal lordo al netto lo spiega come leggere la busta paga.

I contributi INPS a carico dell’azienda

Sulla retribuzione si pagano contributi all’INPS: una parte la trattieni dalla busta del lavoratore, di regola il 9,19%, e non è un costo in più per te; l’altra parte è a carico dell’azienda.

L’aliquota esatta dipende dal codice statistico contributivo che l’INPS assegna alla tua azienda in base all’attività e al numero di dipendenti: chiedila al consulente o leggila nel cassetto previdenziale. Per l’apprendistato le aliquote sono molto più basse; per giovani, donne e disoccupati di lunga durata ci sono sgravi: vedi assunzioni agevolate 2026.

I contributi si versano ogni mese con l’F24 entro il 16 del mese successivo. Se non li versi, il problema non è solo l’arretrato: perdi il DURC regolare e gli sgravi. Vedi DURC irregolare.

TFR, tredicesima e ferie: i costi che maturano ogni mese

TFR. Ogni anno accantoni per il dipendente la retribuzione annua divisa per 13,5, cioè circa il 7,41%. Di questa quota lo 0,50% lo versi all’INPS come contributo e il resto, il 6,91%, resta come TFR del lavoratore. A fine anno il fondo si rivaluta dell’1,5% più il 75% dell’inflazione. Il TFR è un costo vero anche se lo paghi alla fine del rapporto: conviene metterlo da parte ogni mese.

• Se il lavoratore sceglie un fondo pensione, il TFR va versato al fondo periodicamente. Dal 1° luglio 2026 i neoassunti aderiscono in automatico, salvo rinuncia. Molti contratti collettivi prevedono anche un piccolo contributo dell’azienda al fondo.
• Nelle aziende più grandi, di regola dai 50 dipendenti, il TFR non destinato a un fondo si versa ogni mese al Fondo di Tesoreria dell’INPS.

Ratei. Tredicesima e quattordicesima sono già nella RAL, ma maturano mese per mese: circa l’8,33% di ogni mensilità ciascuna. Se le paghi in un’unica volta, a giugno e a dicembre, tienile da parte. Lo stesso vale per ferie e permessi: sono pagati ma non lavorati. Nel commercio, con 4 settimane di ferie, festività e permessi, le ore effettivamente lavorate in un anno sono circa 1.780 su 2.080 teoriche.

Su anticipi e pagamento finale del TFR vedi anticipo del TFR.

INAIL, fondi del contratto e costi di gestione

• INAIL: il premio è una percentuale delle retribuzioni, fissata dal tasso della lavorazione. Per un ufficio o un negozio è di pochi euro ogni mille di retribuzione; in edilizia, officine o lavori pesanti può arrivare a diversi punti percentuali. Si paga in autoliquidazione entro il 16 febbraio, con acconto e conguaglio.
• Fondi del contratto collettivo: ente bilaterale, assistenza sanitaria integrativa, a volte previdenza complementare. Di solito qualche centinaio di euro l’anno per dipendente; sono obbligatori se applichi quel contratto.
• Malattia: i primi tre giorni di ogni malattia sono di regola pagati dall’azienda; dal quarto giorno paga l’INPS, ma molti contratti chiedono all’azienda di integrare l’indennità.
• Sicurezza: dal primo dipendente servono valutazione dei rischi, formazione e, se le mansioni lo richiedono, visita medica. Vedi corsi di sicurezza obbligatori.
• Consulente del lavoro: buste paga, F24 e comunicazioni costano indicativamente da 20 a 50 euro al mese per dipendente, secondo la zona e i servizi.
• Facoltativi: buoni pasto, welfare aziendale, auto o telefono. Hanno regole fiscali proprie e possono essere un modo efficiente di pagare di più.

Un esempio completo: RAL di 26.000 euro

Elena ha un negozio di articoli per la casa con 8 dipendenti e applica il contratto del commercio. Assume Chiara a tempo indeterminato e a tempo pieno come impiegata di 4° livello, con un piccolo superminimo: RAL di 26.000 euro in 14 mensilità, circa 1.857 euro lordi al mese. Nessun incentivo.

Quanto arriva a Chiara. Dalla RAL si tolgono i suoi contributi del 9,19% (circa 2.390 euro). Sui circa 23.600 euro che restano, l’IRPEF del 23% meno le detrazioni per lavoro dipendente e l’ulteriore detrazione di 1.000 euro è di circa 2.100 euro; le addizionali regionale e comunale circa 470. Netto: circa 21.000 euro l’anno, circa 1.500 euro al mese per 14 mensilità.

In sintesi: dei 35.500 euro che spende Elena, circa 21.000 arrivano a Chiara come stipendio netto, circa 1.800 restano accantonati come suo TFR e circa 12.700 sono contributi, imposte e premi. Diviso per circa 1.780 ore effettivamente lavorate, il costo è di circa 20 euro l’ora. Il primo anno Elena deve aggiungere visita medica, formazione e consulente: qualche centinaio di euro.

Tempo determinato, part-time e fine del rapporto

• Tempo determinato: si paga un contributo NASpI in più dell’1,4% della retribuzione, che sale di 0,5 punti a ogni rinnovo (non per le proroghe). Con la RAL dell’esempio sono circa 364 euro l’anno. Non è dovuto, tra gli altri casi, per le sostituzioni e i lavori stagionali, e viene restituito se trasformi il contratto a tempo indeterminato dopo la prova. Le regole su durata e rinnovi sono in contratto a termine.
• Part-time: retribuzione, contributi e TFR sono in proporzione alle ore. Restano invece quasi uguali i costi fissi, come consulente, formazione e alcuni fondi, che quindi pesano di più sul costo orario.
• Licenziamento: oltre al preavviso, o alla sua indennità, se il rapporto a tempo indeterminato finisce per licenziamento paghi il ticket NASpI. Nel 2026 è di 649,73 euro per ogni anno di anzianità, fino a un massimo di 1.949,19 euro per tre anni o più. Non è dovuto per le dimissioni volontarie. Vedi licenziamento per giustificato motivo.
• Fine rapporto: al termine paghi TFR, ferie e permessi non goduti e ratei di tredicesima e quattordicesima. Se non li hai accantonati, è un’uscita tutta insieme.

Come ridurre il costo in modo regolare

• Incentivi: per giovani, donne, disoccupati di lunga durata e alcune aree esistono sgravi che possono azzerare i contributi a tuo carico per uno o due anni, con limiti mensili. Vanno verificati prima della firma: assunzioni agevolate 2026.
• Apprendistato: contributi ridotti e retribuzione più bassa nei primi anni, in cambio di un vero percorso di formazione.
• Imposte: il costo del lavoro si deduce dal reddito d’impresa; quello dei dipendenti a tempo indeterminato anche dall’IRAP. Per i nuovi assunti a tempo indeterminato c’è una deduzione maggiorata, con condizioni da verificare.
• Welfare e premi: parte della retribuzione pagata come welfare aziendale o premio di risultato ha un trattamento fiscale e contributivo più leggero, se rispetti le regole e gli accordi previsti.

Quello che non riduce il costo, ma lo sposta in avanti con le sanzioni: far lavorare in nero, usare partite IVA o prestazioni occasionali per un lavoro che è dipendente, pagare parte dello stipendio fuori busta. In un controllo si pagano contributi arretrati, sanzioni e, spesso, la perdita degli sgravi. Sui limiti della prestazione occasionale vedi prestazione occasionale.

Cosa fa il consulente del lavoro su Intervento

Descrivi l’attività, il contratto collettivo che applichi o pensi di applicare, le mansioni, l’orario, la durata e la retribuzione che hai in mente, e se la persona potrebbe avere diritto a incentivi. L’orientamento gratuito ti dice quali voci considerare. Con l’Analisi ottieni subito una lettura automatica di un preventivo o di una busta paga. Con l’Esperto un consulente del lavoro verificato ti risponde per iscritto: livello corretto, costo annuo e mensile con la tua aliquota INPS, costo dei diversi tipi di contratto e incentivi possibili. Con il livello Soluzione, su preventivo, segue assunzione e buste paga.