Fattura elettronica non consegnata: cosa vuol dire l’impossibilità di recapito e cosa devi fare

Hai ricevuto l’impossibilità di recapito: cosa fare

1. Controlla che sia davvero un’impossibilità di recapito

   Nel programma di fatturazione o nel portale Fatture e corrispettivi guarda il tipo di ricevuta. «Scarto» vuol dire che la fattura non esiste e va corretta; «impossibilità di recapito» o «mancata consegna» vuol dire che esiste.

2. Leggi il motivo, se c’è

   Spesso la ricevuta o il programma dicono perché: PEC piena o non attiva, canale non funzionante, codice 0000000 senza PEC. Ti serve per avvisare il cliente e per sistemare l’anagrafica.

3. Lascia la fattura com’è

   Non cancellarla, non cambiare numero, non rimandarla. Registrala normalmente tra le fatture emesse, con la sua data.

4. Avvisa il cliente

   Mandagli un’email o una PEC con la copia in PDF e spiegagli che l’originale è nella sua area riservata. Fallo subito: è un obbligo, non una cortesia.

5. Conserva la prova dell’avviso

   Tieni l’email inviata insieme alla ricevuta dello SDI. Ti serve se il cliente dice di non aver mai saputo nulla o paga in ritardo.

6. Correggi l’anagrafica per la prossima volta

   Chiedi al cliente il codice destinatario o una PEC che funzioni, e aggiorna il programma. Le fatture già emesse restano come sono.

Scarto, consegna o impossibilità di recapito: le differenze

Ogni fattura elettronica passa dal Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate, che prima la controlla e poi prova a consegnarla. La ricevuta che ricevi dice com’è andata.

Il punto chiave: l’impossibilità di recapito riguarda solo la consegna, non la fattura. Per l’Agenzia delle Entrate (provvedimento 89757 del 2018) sia la ricevuta di consegna sia quella di impossibilità di recapito attestano che la fattura è emessa. Se invece hai uno scarto, la strada è diversa: fattura scartata dallo SDI.

Perché la fattura non è stata consegnata

Le cause più frequenti sono poche, e quasi mai dipendono da te:

• PEC del cliente piena, scaduta o disattivata: lo SDI prova a consegnare, la casella rifiuta il messaggio. Se il cliente dice che la PEC «funziona», a volte il problema è lo spazio esaurito: vedi PEC consegnata ma non ricevuta.
• Codice 0000000 senza PEC: il cliente con partita IVA non ti ha dato né un codice destinatario né una PEC. La fattura non ha dove andare.
• Canale del cliente non attivo: un codice destinatario che esiste ma il cui servizio di ricezione non funziona in quel momento.
• Privati, forfettari e piccoli agricoltori: spesso non hanno un canale di ricezione. Per loro l’impossibilità di recapito è l’esito previsto.

Attenzione al caso opposto: se il codice destinatario è inesistente, lo SDI non tenta la consegna e scarta la fattura (codici 00311 o 00312). E se il cliente ha registrato un proprio indirizzo telematico nel portale, la fattura arriva lì comunque, qualunque codice tu abbia scritto.

La fattura è emessa: data, termini e IVA

Una fattura con impossibilità di recapito produce tutti gli effetti di una fattura consegnata:

• Data di emissione: è quella del campo «Data» della fattura. Se l’hai trasmessa entro 12 giorni dall’operazione, o entro il 15 del mese dopo se è differita, sei in regola. La mancata consegna non ti rende in ritardo.
• IVA a debito: se sei in regime ordinario, l’IVA entra nella tua liquidazione come per ogni altra fattura, in base al momento dell’operazione. Non puoi aspettare che il cliente la scarichi. Fanno eccezione solo regimi particolari come l’IVA per cassa o la scissione dei pagamenti con la Pubblica Amministrazione, che seguono le loro regole.
• Registrazione e conservazione: la registri tra le emesse e la conservi con la ricevuta, come le altre.
• Numerazione: il numero è «occupato». La fattura successiva prende il numero seguente.

Per il cliente con partita IVA in regime ordinario cambia una cosa: la fattura si considera ricevuta, e quindi l’IVA diventa detraibile, solo dal giorno in cui la apre o scarica nella sua area riservata. La copia in PDF che gli mandi tu non basta per la detrazione. Per questo l’avviso conta: senza, il cliente può non accorgersene per mesi. Dal suo lato, tutti i passaggi sono in fattura elettronica non ricevuta.

L’avviso al cliente: un obbligo, con un modello

Il provvedimento dell’Agenzia dice che chi emette la fattura deve comunicare tempestivamente al cliente, per vie diverse dallo SDI, che l’originale è a sua disposizione nell’area riservata. Va bene un’email, una PEC funzionante, un messaggio, o la consegna a mano della copia. Il provvedimento non prevede una sanzione specifica per chi non avvisa, ma l’avviso ti tutela: dimostra che il cliente sapeva della fattura.

Se il cliente ha un commercialista, è utile metterlo in copia: è lui che scarica le fatture e registra gli acquisti.

Cosa non fare

• Non rimandarla allo SDI con lo stesso numero: viene scartata come fattura duplicata, codice 00404, perché quella numerazione è già stata accettata.
• Non rifarla con un numero nuovo: avresti due fatture per la stessa operazione e l’IVA conteggiata due volte.
• Non fare una nota di credito per «annullarla e riemetterla»: la fattura non ha nessun errore. La nota di credito serve solo se l’importo, l’IVA o il cliente sono sbagliati.
• Non cancellarla dal programma: all’Agenzia resta comunque, e i tuoi registri non tornerebbero più.

Se ti accorgi che c’è davvero un errore nella fattura, vale la regola delle fatture consegnate: si corregge con un altro documento, come spiegato in fattura con importo sbagliato.

Caso per caso: privati, forfettari e Pubblica Amministrazione

Privato consumatore. Con codice 0000000 e il suo codice fiscale, lo SDI mette la fattura nella sua area riservata. Devi dargli una copia, in PDF o su carta, salvo che vi abbia rinunciato. Non c’è nient’altro da fare.

Forfettari, contribuenti minimi e piccoli produttori agricoli. Stessa procedura: codice 0000000, partita IVA del cliente, fattura messa a disposizione e comunicazione al cliente. Per loro la data di ricezione coincide con quella di messa a disposizione. Se il cliente forfettario ti dà un codice o una PEC, usali. Sul regime: regime forfettario.

Cliente con partita IVA in regime ordinario. Qui l’impossibilità di recapito non dovrebbe essere la regola. Avvisalo subito e chiedigli il canale giusto: senza avviso rischia di detrarre l’IVA in ritardo e di pagarti in ritardo.

Pubblica Amministrazione. Le regole sono diverse: la fattura va al codice univoco dell’ufficio, di 6 caratteri. Se la consegna non riesce, lo SDI ritenta per alcuni giorni; se non ci riesce, ti manda un’attestazione di avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito, che puoi inviare all’ente per altre vie insieme alla fattura. Prima di fare altro, chiedi all’ufficio come vuole procedere.

Il cliente dice di non averla ricevuta e non paga

Succede spesso, e la ricevuta di impossibilità di recapito più il tuo avviso sono le prove che ti servono: la fattura esiste e il cliente sapeva dove trovarla. Quando il contratto non fissa una scadenza di pagamento, di regola i 30 giorni previsti dalla legge per i pagamenti tra imprese partono dal ricevimento della fattura: anche per questo conviene avvisare subito e conservare la prova.

Se il cliente continua a non pagare, manda un sollecito scritto con la copia della fattura e della ricevuta. Per i passi successivi c’è cliente che non paga la fattura.

Un esempio concreto

Chiara è un’idraulica con partita IVA in regime ordinario. Il 2 ottobre 2026 trasmette la fattura n. 87 del 30 settembre, di 610 euro IVA compresa, a un bar suo cliente, usando la PEC indicata nell’ordine. Il giorno dopo il programma mostra «impossibilità di recapito».

• Chiara non tocca la fattura: è emessa il 30 settembre e trasmessa nei 12 giorni. L’IVA va nella liquidazione di settembre.
• Manda al titolare del bar un’email con il PDF e il modello di avviso, e scopre che la PEC era piena da mesi.
• Il titolare chiede di «rimandarla alla PEC nuova». Chiara spiega che non si può: lo SDI la scarterebbe come duplicata. Il commercialista del bar la scarica dal portale il 9 ottobre, che diventa la data di ricezione.
• Chiara aggiorna l’anagrafica con il codice destinatario del commercialista: la fattura successiva viene consegnata senza problemi.

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