Cliente che non paga una fattura: cosa fare passo dopo passo

I passi, nell’ordine giusto

1. Controlla i documenti e le date

   Preventivo accettato o contratto, ordine, fattura, documenti di trasporto o verbali di consegna, email in cui il cliente conferma il lavoro. Segna la scadenza della fattura e la data in cui il credito rischia la prescrizione.

2. Manda un sollecito entro pochi giorni dalla scadenza

   Email o PEC cortese, con la fattura allegata e una data precisa per il pagamento. Molti ritardi sono dimenticanze e si chiudono qui. Non aspettare mesi: più il credito invecchia, meno è probabile che venga pagato.

3. Invia la messa in mora

   Se il sollecito non basta, una PEC o una raccomandata con importo, interessi, 40 euro forfettari, un termine (di solito 15 giorni) e l’avviso che poi procederai per vie legali. Inviata da un avvocato pesa di più.

4. Valuta un piano di rientro

   Se il cliente è in difficoltà ma collabora, un accordo scritto con riconoscimento del debito, rate e decadenza dal beneficio al primo ritardo vale spesso più di una causa. Il riconoscimento firmato è anche una prova forte.

5. Chiedi il decreto ingiuntivo

   Se non paga, l’avvocato deposita il ricorso con fatture ed estratto autentico delle scritture contabili. Il giudice decide senza udienza; il cliente ha 40 giorni per opporsi.

6. Pignora o chiudi i conti con il fisco

   Con il decreto esecutivo si notifica il precetto e si pignorano conto, crediti verso terzi o beni. Se non c’è nulla da prendere, il verbale negativo ti permette almeno di recuperare l’IVA.

Interessi di mora e 40 euro: quanto puoi chiedere

Le regole sui ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali valgono quando sia tu sia il cliente siete imprese, professionisti o una pubblica amministrazione. Non valgono se il cliente è un privato consumatore.

Esempio di calcolo. Fattura di 3.000 euro scaduta il 30 giugno 2026 e ancora non pagata dopo 90 giorni: 3.000 × 10,40% × 90 / 365 = circa 77 euro di interessi, più 40 euro forfettari. Non sono cifre enormi, ma scritte nella messa in mora fanno capire che aspettare costa.

Sollecito e messa in mora: cosa scrivere

Il sollecito può essere informale. La messa in mora invece deve essere una richiesta scritta e chiara, inviata con un mezzo che dà la prova della consegna: PEC o raccomandata con ricevuta di ritorno.

Allega la fattura e, se serve, il preventivo accettato. Se il cliente risponde contestando il lavoro, conserva la risposta: ti dice su cosa si giocherà la partita. Se sei tu a ricevere una lettera del genere, leggi diffida da un avvocato: cosa fare. Effetti, casi in cui non serve e differenza con la diffida ad adempiere sono spiegati in messa in mora: cos’è e come scriverla.

Prescrizione. Di regola il credito dura 10 anni, ma per alcuni compensi di professionisti e per merci vendute a privati valgono le prescrizioni brevi presuntive di 3 anni e di 1 anno. Ogni messa in mora fa ripartire il termine da zero: per un credito vecchio, è il primo atto da fare.

Il decreto ingiuntivo visto dal creditore

È lo strumento più usato per le fatture non pagate: il giudice decide sulle carte, senza ascoltare il cliente, e gli ordina di pagare entro 40 giorni.

• Le prove. Per imprese e lavoratori autonomi, oltre a contratti e ordini firmati, sono prova scritta le fatture accompagnate dall’estratto autentico delle scritture contabili (registro IVA o libro giornale), autenticato da un notaio. Se sei nel regime forfettario e non tieni le scritture, servono altre prove: preventivo firmato, email di accettazione, riconoscimenti del debito.
• Il giudice. Il giudice di pace fino a 10.000 euro, il tribunale oltre. L’aumento delle competenze del giudice di pace è stato rinviato al 2027.
• Pignorare subito. Il decreto è di regola esecutivo solo dopo i 40 giorni senza opposizione. Il giudice può renderlo provvisoriamente esecutivo da subito se ci sono cambiali, assegni o atti notarili, se il ritardo rischia di farti perdere il credito, oppure se presenti un documento firmato dal cliente che prova il debito, come un preventivo accettato o un riconoscimento di debito.
• Niente negoziazione prima. La negoziazione assistita tra avvocati è obbligatoria prima di una causa per somme fino a 50.000 euro, ma non per il decreto ingiuntivo, neppure se il cliente si oppone. Non serve nemmeno quando il debitore è un consumatore che ha firmato un contratto con te.
• I costi vivi. Contributo unificato dimezzato rispetto a una causa (49 euro fino a 5.200 euro, 118,50 euro fino a 26.000 euro), 27 euro di bollo, 200 euro di imposta di registro per le somme soggette a IVA, più il compenso dell’avvocato. Il giudice li mette a carico del cliente, ma se lui non paga li anticipi tu.

Se il cliente si oppone, si apre una causa vera in cui dovrai provare il lavoro fatto. Cosa vede e cosa può fare lui lo trovi in decreto ingiuntivo ricevuto; il passo successivo, quando il decreto è esecutivo, è il precetto.

Conviene? Agire, cedere il credito o lasciar perdere

La solvibilità conta più dell’importo: una visura camerale, i bilanci depositati, i protesti e le proprietà intestate ti dicono se dall’altra parte c’è qualcosa da prendere.

Cedere il credito a una società specializzata è un’alternativa: incassi subito una parte, spesso modesta, e la società si occupa del recupero. Con la cessione pro soluto il rischio passa a lei; con quella pro solvendo rispondi tu se il cliente non paga. Il mandato a un’agenzia di recupero, invece, non trasferisce il credito: paghi una percentuale su quanto incassano.

Recuperare l’IVA della fattura non pagata

L’IVA l’hai versata quando hai emesso la fattura. Se il cliente non paga, puoi recuperarla con una nota di variazione in diminuzione, ma non in qualsiasi momento.

• Procedura esecutiva individuale rimasta infruttuosa: per esempio un pignoramento con verbale negativo, perché non si trovano beni, o il debitore è irreperibile. La nota si emette dopo quel risultato.
• Procedura concorsuale, come la liquidazione giudiziale: la nota si può emettere dalla data di apertura, senza aspettare la fine della procedura.
• Termine: entro la dichiarazione IVA dell’anno in cui si verifica il presupposto.

Un semplice ritardo, o un sollecito ignorato, non basta per recuperare l’IVA. Sul piano delle imposte sui redditi, invece, per le imprese i crediti di modesto importo (di regola fino a 2.500 euro) si possono dedurre come perdita dopo sei mesi dalla scadenza. Sono regole da applicare con il commercialista: vedi anche fatturazione elettronica.

Se il cliente fallisce o chiude

Se il cliente entra in liquidazione giudiziale (il vecchio fallimento), le azioni singole si bloccano: non puoi più chiedere un decreto ingiuntivo né pignorare. Devi chiedere di essere ammesso al passivo.

• La domanda si manda via PEC al curatore, di regola almeno 30 giorni prima dell’udienza di verifica indicata nella sentenza. Il curatore ti scrive per avvisarti, ma controlla tu.
• Le domande tardive sono ammesse di regola entro sei mesi dal decreto che rende esecutivo lo stato passivo, e solo per i crediti non ancora presentati.
• Indica importo, interessi e se hai un privilegio: per esempio i compensi dei professionisti per gli ultimi due anni e i crediti delle imprese artigiane sono di regola privilegiati, e vengono pagati prima dei creditori comuni.

Le percentuali di recupero sono spesso basse, ma la domanda costa poco. Se invece la società è stata solo cancellata dal registro delle imprese, i debiti possono passare ai soci nei limiti di quanto hanno ricevuto dalla liquidazione: è una valutazione da fare con un avvocato.

Un esempio concreto

Giulia, grafica freelance, ha fatturato 3.000 euro a una piccola azienda per un catalogo, con preventivo firmato. La fattura scade il 30 giugno 2026 e non viene pagata.

• A luglio manda due solleciti via email, senza risposta. A settembre invia una PEC di messa in mora con 3.000 euro, gli interessi al 10,40% e i 40 euro forfettari.
• L’azienda risponde chiedendo tre rate. Giulia accetta, ma con un accordo scritto: riconoscimento del debito, tre rate mensili e decadenza al primo ritardo.
• La seconda rata non arriva. Con il preventivo firmato e il riconoscimento del debito, l’avvocato chiede un decreto ingiuntivo provvisoriamente esecutivo per il residuo, e pignora il conto dell’azienda.

Cosa fa l’avvocato su Intervento

Descrivi il credito e carica fattura, preventivo o contratto e i messaggi scambiati con il cliente. L’orientamento gratuito ti dice se il credito è documentato bene e se è vicino alla prescrizione. Con l’Analisi ottieni una lettura automatica di date, importi e interessi maturati. Con l’Esperto un avvocato verificato ti risponde per iscritto: quanto sono forti le tue prove, se conviene il decreto ingiuntivo, quanto costa e cosa rischi. Con la Soluzione, su preventivo che accetti prima, l’avvocato invia la messa in mora su carta intestata dello studio.

Se serve il decreto ingiuntivo o l’insinuazione al passivo, l’avvocato ti dice tempi e costi prevedibili; l’incarico per la causa si concorda a parte.