Come scegliere un software gestionale per una piccola azienda

Come procedere, passo per passo

1. Fai la lista delle esigenze

   Cosa fai ogni giorno, chi lo fa e con quale strumento oggi. Dividi tra indispensabile e utile.

2. Parla con il commercialista

   Chiedi in che formato vuole i dati e se ha già esperienza con qualche tipo di programma: ti evita doppi lavori.

3. Scegli 2 o 3 candidati

   Solo quelli che coprono tutte le esigenze indispensabili, sul tuo settore e con assistenza in italiano.

4. Provali con i tuoi dati

   Nella prova gratuita fai una fattura vera, un carico di magazzino, una ricerca: non guardare solo la presentazione.

5. Fai le domande per iscritto

   Usa la lista di domande qui sotto e fatti rispondere per email: le risposte diventano parte della trattativa.

6. Leggi il contratto e pianifica il passaggio

   Durata, recesso, dati, assistenza. Poi scegli il momento: l’inizio dell’anno o di un trimestre è il più pulito.

Capire le esigenze: le funzioni più comuni

Non serve tutto: un artigiano con venti fatture al mese ha bisogno di poco, un negozio con mille articoli di magazzino e cassa. Pagare moduli inutili è lo spreco più comune.

Negozi: corrispettivi telematici e collegamento POS-registratore

Se vendi al pubblico, gli incassi giornalieri (corrispettivi) vanno memorizzati e trasmessi all’Agenzia delle Entrate con un registratore telematico o con la procedura web dell’Agenzia per il documento commerciale. Dalla legge di bilancio 2025 c’è un obbligo in più: per le operazioni dal 1° gennaio 2026 i POS e gli altri strumenti di pagamento elettronico devono essere collegati al registratore.

• Il collegamento è un abbinamento «virtuale» che si fa gratis nel portale Fatture e Corrispettivi, servizio «Gestione collegamenti», da soli o tramite un intermediario delegato.
• La prima scadenza, per i POS già attivi a gennaio 2026, era il 20 aprile 2026.
• Per un POS nuovo o cambiato, il collegamento va registrato dal 6° all’ultimo giorno del secondo mese dopo l’attivazione: un POS attivato a marzo va abbinato tra il 6 e il 31 maggio.

Se il gestionale ha una funzione di cassa, deve lavorare con il registratore telematico (o con la procedura web) e registrare come è stato pagato ogni scontrino. Chiedi al fornitore come gestisce i pagamenti elettronici; per i casi particolari senti il commercialista.

Cloud o installato sul PC?

Per molte piccole aziende il cloud toglie pensieri su backup e aggiornamenti. L’installato può avere senso se la connessione è debole o se il programma deve dialogare con macchinari in negozio o in officina. In entrambi i casi chiedi cosa succede se smetti di pagare: di regola si passa in sola lettura o si perde l’accesso. Se internet è il punto debole, vedi Wi-Fi lento anche con la fibra.

Quanto costa davvero

Il prezzo in vetrina è solo una parte. Metti in fila, su tre anni:

• licenza o canone, per utente o per azienda, e quanto aumenta dal secondo anno;
• attivazione e configurazione iniziale;
• migrazione dei dati dal vecchio programma;
• formazione per te e per chi lo userà;
• assistenza: inclusa, a pacchetti di ore o a intervento, e in che orari;
• moduli in più (magazzino, e-commerce, app), utenti aggiuntivi, spazio, numero di fatture.

Un canone basso con molti extra può costare più di un prodotto completo.

Gli obblighi di legge da verificare nel prodotto

• Fattura elettronica. Il programma deve creare il file XML secondo le specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate e inviarlo e riceverlo tramite lo SDI. Le specifiche cambiano: l’ultimo aggiornamento obbligatorio è del 15 maggio 2026. Chiedi entro quanto tempo il fornitore adegua il programma e se lo fa senza costi. Un programma che sbaglia i controlli produce fatture scartate: vedi fattura scartata dallo SDI. Controlla anche che gestisca bene le note di credito.
• Conservazione a norma. Le fatture elettroniche vanno conservate in modo digitale secondo le regole sulla conservazione dei documenti informatici. Poterle consultare nel portale dell’Agenzia non basta. Chiedi se il programma include la conservazione con un conservatore qualificato o se la fai con il servizio gratuito dell’Agenzia per le fatture passate dallo SDI. Le scritture contabili si tengono di regola per 10 anni.
• Privacy. Nel gestionale ci sono dati di clienti, fornitori e dipendenti. Se il fornitore li tratta per te (cloud o assistenza da remoto), va nominato responsabile del trattamento con un accordo scritto. Chiedi dove sono i server: se i dati escono dall’Unione europea servono garanzie specifiche. Vedi GDPR per piccole aziende.
• Backup e accessi. Chiedi ogni quanto si fanno le copie, per quanto tempo si tengono e in quanto tempo si ripristinano. Ogni utente deve avere il suo accesso, con permessi diversi. Se il programma è installato, organizza un backup automatico fuori dall’ufficio: vedi file cancellati per errore.

Il collegamento con il commercialista

Ricopiare a mano fatture e incassi fa perdere tempo e crea errori. Chiedi al commercialista come lavora e verifica che il gestionale possa:

• esportare fatture emesse e ricevute in XML e i movimenti in un formato che il suo programma importa;
• dargli un accesso in sola lettura, se è in cloud;
• gestire i codici IVA e i conti nel modo che usa lui.

Se lo studio scarica già le fatture dal portale dell’Agenzia con una delega, al gestionale serve soprattutto ordine in incassi e scadenze.

Portare i dati dal vecchio programma

1. Prima di disdire il vecchio programma, esporta tutto: anagrafiche, articoli, giacenze, documenti, scadenze aperte, e conserva i file XML delle fatture.
2. Chiedi al nuovo fornitore cosa importa e in che formato (foglio di calcolo, CSV, XML), e se la migrazione è inclusa.
3. Pulisci i dati: clienti doppi, articoli non più venduti, giacenze sbagliate. È il momento giusto.
4. Fai una prova di importazione e controlla a campione: totali di magazzino, saldi dei clienti, ultime fatture.
5. Scegli una data di passaggio, meglio a inizio anno o trimestre, e tieni il vecchio programma in sola lettura per un periodo.

Attenzione alla numerazione delle fatture: deve proseguire senza salti né doppioni.

Prova gratuita e domande da fare al fornitore

Nella prova usa i tuoi dati veri e coinvolgi chi userà il programma ogni giorno. Poi chiedi per iscritto:

• Cosa è incluso nel prezzo e cosa no? Quanto costa dal secondo anno?
• L’invio e la ricezione delle fatture SDI e la conservazione sono inclusi? Con quali limiti?
• Dove sono i server? Mi date l’accordo sul trattamento dei dati?
• Ogni quanto fate i backup e in quanto tempo ripristinate?
• Come esporto tutti i dati, in che formato, anche dopo la disdetta?
• Che assistenza c’è, in che orari, con quali tempi di risposta?
• Entro quanto adeguate il programma alle nuove regole fiscali?
• Funziona con il mio registratore telematico e con il formato del mio commercialista?

Il contratto: durata, recesso, proprietà dei dati e Data Act

Prima di firmare controlla la durata e il rinnovo automatico, il preavviso per la disdetta, le penali e soprattutto che sia scritto che i dati sono tuoi e che te li restituiscono in un formato leggibile.

Per i servizi in cloud aiuta il Data Act, il regolamento europeo 2023/2854, applicabile dal 12 settembre 2025, che vale anche per le aziende clienti. Per il cambio di fornitore prevede che il contratto scritto indichi:

• un preavviso per avviare il passaggio di non più di due mesi;
• un periodo di transizione di massimo 30 giorni, durante il quale il servizio continua e il fornitore ti assiste (in casi tecnicamente impossibili può indicarne uno più lungo, motivandolo);
• almeno 30 giorni dopo la transizione per recuperare i dati, e poi la loro cancellazione completa.

Fino al 12 gennaio 2027 il fornitore può chiedere per il passaggio solo i costi che sostiene direttamente; da quella data non può chiedere nulla. Restano possibili le penali per recesso anticipato, se te le ha indicate prima del contratto. Alcune regole non valgono per i servizi costruiti su misura per un solo cliente e per le versioni di prova. Se la disdetta è contestata, è un tema per un avvocato.

Errori comuni

• Scegliere sul prezzo del primo anno, senza guardare rinnovi e moduli.
• Comprare un programma troppo complesso che nessuno impara.
• Disdire il vecchio programma prima di aver esportato i dati.
• Dare per scontato che il fornitore faccia backup e conservazione.
• Usare lo stesso utente e la stessa password per tutti.

Un esempio concreto

Davide ha una ferramenta con due dipendenti, circa 4.000 articoli, vendite al banco e una cinquantina di fatture al mese a imprese edili. Usa un vecchio programma installato e un foglio di calcolo per il magazzino.

• Le sue esigenze: magazzino con codici a barre, cassa collegata al registratore telematico, fatture e DDT ai clienti abituali, scadenzario. Contabilità e CRM non gli servono.
• Prova due gestionali in cloud con 200 articoli veri. Uno è più economico, ma magazzino e cassa sono moduli a parte: su tre anni costa di più.
• Si fa scrivere dal fornitore scelto che migrazione, conservazione e invio SDI sono inclusi, dove sono i server e come esporta i dati.
• Esporta articoli e clienti dal vecchio programma, li ripulisce e fa la migrazione a fine dicembre. Il commercialista riceve gli export ogni mese.
• Cambiando POS, registra il nuovo abbinamento nel portale nei tempi previsti.

Cosa fa il tecnico su Intervento

Descrivi la tua attività: settore, numero di persone, fatture e articoli, cosa usi oggi e cosa non funziona. L’orientamento gratuito ti dice quali funzioni contano davvero per te. Con l’Analisi ottieni una lettura automatica di un’offerta o di un contratto. Con l’Esperto un tecnico informatico verificato ti risponde per iscritto entro 4 ore: cosa chiedere ai fornitori, quali rischi vede nel contratto, come impostare la migrazione. Con il Live guardate insieme le offerte in videochiamata; con la Soluzione, su preventivo, segue il passaggio dei dati. Per gli aspetti fiscali puoi chiedere anche a un commercialista nel settore Fisco.