La tua PEC non invia o non riceve? Le cause e cosa fare, in ordine

I controlli in ordine

1. Apri la webmail del gestore

   Entra dal sito del tuo gestore, non dal programma di posta. Se lì vedi i messaggi e puoi inviare, il guasto è nel programma o nel telefono.

2. Guarda spazio e scadenza

   Nell’area clienti o nella webmail controlla lo spazio occupato e la data di scadenza del servizio. Leggi le email del gestore: avvisi di rinnovo, di blocco o di cambio password.

3. Cerca le ricevute

   Nella cartella della posta in arrivo cerca la ricevuta di accettazione e quella di consegna del messaggio inviato. Se trovi un avviso, aprilo: dentro c’è il motivo.

4. Controlla l’indirizzo del destinatario

   Verifica la PEC del destinatario negli elenchi ufficiali (INI-PEC per imprese e professionisti, INAD per i privati, IPA per gli enti pubblici). Un errore di una lettera basta a farla tornare indietro.

5. Riprova con un messaggio leggero

   Manda una PEC senza allegati a un tuo indirizzo PEC o a un collega. Se questa parte, il problema è la dimensione o il contenuto del messaggio originale.

6. Conserva tutto

   Salva gli avvisi e le ricevute come file (.eml), con data e ora. Se c’era una scadenza, ti serviranno per dimostrare cosa è successo.

Ricevute e avvisi: cosa ti dicono

Ogni PEC inviata produce messaggi del tuo gestore e di quello del destinatario. Leggerli dice quasi sempre dove si è fermata.

Le ricevute arrivano nella tua casella PEC. Se la tua casella è piena o il programma non scarica i messaggi, non le vedi anche se esistono: cercale nella webmail.

La PEC non invia

• Il messaggio resta in Posta in uscita: il programma non riesce a collegarsi al server di invio. Di solito è la password cambiata o scaduta, oppure l’autenticazione del server di posta in uscita non attiva nelle impostazioni dell’account.
• Allegati troppo grandi: ogni gestore fissa una dimensione massima del messaggio, allegati compresi. Gli allegati, una volta spediti, pesano circa un terzo in più del file sul computer. Comprimi i PDF o dividi l’invio in più messaggi.
• Troppi destinatari: anche il numero di destinatari per messaggio ha un limite. Per invii a molte persone chiedi al gestore il servizio adatto.
• Allegato rifiutato: se il gestore trova un virus, non accetta il messaggio e te lo comunica. Controlla il file con l’antivirus e rigeneralo, per esempio stampandolo di nuovo in PDF.
• Casella bloccata o sospesa: dopo troppi tentativi con la password sbagliata, per un pagamento non riuscito o per sicurezza, alcuni gestori bloccano l’invio. Le istruzioni sono nell’area clienti.

La PEC non riceve

• Casella piena: è la causa più frequente. I messaggi nuovi vengono respinti e chi ti scrive riceve un avviso di mancata consegna. Prima di cancellare, scarica sul computer messaggi e ricevute che ti servono, o attiva l’archivio del gestore se ce l’hai. Ricordati anche del cestino e della posta inviata: occupano spazio.
• Il mittente ha sbagliato indirizzo: chiedigli l’avviso che ha ricevuto e controlla che il tuo indirizzo negli elenchi pubblici sia giusto e aggiornato.
• Email normali che non arrivano: alcune caselle PEC, spesso di enti pubblici, accettano solo messaggi da altre PEC. Quando invece un’email normale entra in una PEC, di solito arriva dentro una busta «di anomalia»: è normale, non è un errore.
• Il programma non scarica: se nella webmail i messaggi ci sono, il problema è il programma di posta. Vedi più sotto.
• Il servizio è scaduto: la casella può essere sospesa e non ricevere più nulla. Vedi la sezione sul rinnovo.

PEC su Outlook, Thunderbird o telefono: password e impostazioni

Se la webmail funziona e il programma no, le cause sono quasi sempre tre.

1. Password cambiata o scaduta. Alcuni gestori fanno cambiare la password periodicamente: se l’hai cambiata nella webmail, va aggiornata anche nel programma e sul telefono.
2. Accesso a due fattori e PEC europea. Molti gestori stanno adeguando le caselle alla PEC europea (REM): serve identificare il titolare e l’accesso alla webmail richiede un secondo fattore, come una notifica sull’app. I programmi di posta non possono chiedere quel codice, quindi usano una password dedicata generata nella webmail. Con alcuni gestori questa password scade ogni 90 giorni: quando scade il programma smette di inviare e ricevere, mentre la webmail funziona.
3. Impostazioni sbagliate. Server di posta in arrivo e in uscita, porte e cifratura vanno copiati dalle istruzioni del tuo gestore. Di solito si usa la connessione protetta (porta 993 per IMAP, 995 per POP, 465 per l’invio) e l’autenticazione anche per il server di posta in uscita. Un avviso sul «certificato non valido» compare spesso quando il nome del server è scritto in modo diverso da quello indicato dal gestore.

Attenzione al tipo di account: con POP i messaggi vengono scaricati sul computer e, secondo le impostazioni, cancellati dal server. Prima di rifare l’account, fai una copia dei dati del programma. Per i problemi generali di Outlook vedi Outlook non riceve o non invia la posta.

PEC scaduta o non rinnovata

La PEC è un servizio in abbonamento, di solito annuale. Quando scade, molti gestori la sospendono: non invii e non ricevi, ma per un periodo puoi ancora rinnovarla. Se lasci passare anche quel periodo, la casella può essere cancellata con i messaggi. Tempi e costi del rinnovo tardivo li decide il gestore: controllali nell’area clienti e nelle condizioni del contratto.

Se la PEC è il tuo domicilio digitale come impresa o professionista, una casella scaduta non ti mette al riparo dalle notifiche: le rende solo più pericolose. Per le imprese che non hanno nel Registro una PEC valida e funzionante, la Camera di commercio può assegnare un domicilio digitale d’ufficio, che riceve soltanto nel cassetto digitale dell’imprenditore, e applicare una sanzione. Rinnova prima della scadenza e, se cambi gestore, comunica il nuovo indirizzo dove serve.

Prima di lasciar scadere una vecchia PEC, scarica messaggi e ricevute: possono servirti come prova per anni.

Quando fermarti e chiedere aiuto

• c’è una scadenza (una gara, una risposta a un ente, un termine di legge) e la PEC non parte o non viene consegnata: rimanda subito dalla webmail o da un’altra casella PEC, conserva gli avvisi e, se il termine è legale, senti anche il tuo avvocato o commercialista;
• il programma di posta usa POP e non sai se i messaggi sono solo sul computer;
• la casella è usata da più persone o da un gestionale che invia PEC in automatico (fatture, solleciti): una password scaduta blocca tutto;
• ricevi messaggi dal «gestore» che chiedono di cliccare per non perdere la casella: potrebbe essere phishing. Entra tu nell’area clienti dal sito ufficiale.

Un esempio concreto

Lo studio di Paolo, geometra, invia le PEC da Outlook. Un lunedì i messaggi restano in Posta in uscita e non arriva più nulla. Paolo apre la webmail del gestore: lì la posta c’è, comprese tre PEC di un Comune. Nell’area clienti trova l’avviso: la casella è passata alla PEC europea e la password per i programmi di posta, generata tre mesi prima, è scaduta. Ne genera una nuova, la inserisce in Outlook e attiva l’autenticazione per il server in uscita. Poi, visto che lo spazio è al 95%, salva sul computer le PEC degli anni precedenti con le ricevute e svuota cestino e posta inviata.

Cosa fa il tecnico su Intervento

Descrivi il gestore della PEC, il programma che usi, cosa succede e da quando, con lo screenshot dell’errore o dell’avviso. L’orientamento gratuito ti dice se il problema sembra la casella o il programma. Con l’Analisi ottieni una lettura automatica di avvisi e ricevute. Con l’Esperto un tecnico informatico verificato ti risponde per iscritto con i passi per il tuo caso e cosa chiedere al gestore. Con il Live configurate insieme in videochiamata. Con il livello Soluzione, su preventivo, riconfigura da remoto, con il tuo consenso, i programmi di posta e l’archivio delle PEC.