Le tue email finiscono nello spam: perché succede e come risolvere

Come capire cosa non va, passo per passo

1. Verifica dove arrivano le email

   Chiedi a due o tre destinatari se trovano i tuoi messaggi in Spam o non li trovano affatto, e prova a scrivere a un tuo indirizzo Gmail e a uno Outlook.com. Se torna indietro un messaggio di errore, conservalo.

2. Leggi le intestazioni del messaggio

   In Gmail apri l’email ricevuta, menu con i tre puntini → Mostra originale. In alto trovi SPF, DKIM e DMARC con l’esito: PASS va bene, FAIL o la voce mancante indicano il problema.

3. Controlla i record del dominio

   Con uno strumento gratuito di verifica DNS, come quelli di MXToolbox, scrivi il tuo dominio e controlla che esistano un solo record SPF, la firma DKIM e un record DMARC.

4. Controlla le liste nere

   Con lo stesso tipo di strumento verifica se il dominio o l’indirizzo IP del server che invia la tua posta compare in una blacklist.

5. Fai un test completo

   Servizi come mail-tester ti danno un indirizzo a cui scrivere e poi un punteggio con l’elenco dei problemi, contenuto compreso. Alcuni test al giorno sono gratuiti.

6. Fai correggere e ripeti il test

   Porta i risultati al fornitore della posta o al tecnico che gestisce il dominio. Dopo la modifica dei DNS aspetta qualche ora e ripeti i controlli.

Perché le tue email finiscono nello spam

Se pensi che la casella sia stata usata da altri, prima di tutto mettila al sicuro: leggi account violato: cosa fare subito.

Le regole di Gmail, Yahoo e Outlook per chi invia

La soglia dei 5.000 messaggi riguarda gli invii di massa, ma i filtri valutano anche i mittenti piccoli: un ufficio che manda venti email al giorno senza SPF e DKIM finisce spesso in spam lo stesso. Il consiglio di Google, Yahoo e Microsoft è uguale per tutti: configura tutti e tre i record.

SPF, DKIM e DMARC spiegati semplici

Sono tre righe di testo (record TXT) da aggiungere ai DNS del dominio, la sua «rubrica», gestita da chi te lo ha registrato. Ecco come sono fatti, con il dominio di fantasia esempio.it.

• SPF, sul nome esempio.it: v=spf1 include:_spf.fornitore-posta.it include:servizio-newsletter.it ~all. È l’elenco dei server autorizzati a inviare per il dominio. Deve essere uno solo: due record SPF separati lo invalidano. Devono esserci tutti i servizi che mandano email a tuo nome: posta, newsletter, gestionale, sito.
• DKIM, su un nome come selettore._domainkey.esempio.it: v=DKIM1; k=rsa; p=MIIBIjANBgkq…. È una chiave pubblica che serve a verificare la firma che il server mette su ogni email. La chiave la genera il fornitore: tu, o il tecnico, la copi nei DNS e poi attivi la firma nel pannello della posta. Google consiglia chiavi da 2048 bit.
• DMARC, sul nome _dmarc.esempio.it: v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@esempio.it. Dice ai destinatari cosa fare se SPF e DKIM non tornano: none (solo osservare), quarantine (mettere in spam), reject (rifiutare). Con rua ricevi rapporti periodici su chi invia a nome del tuo dominio.

Il percorso prudente è partire con DMARC su p=none, leggere i rapporti per qualche settimana, sistemare i servizi dimenticati e solo dopo passare a quarantine e poi a reject. Mettere subito reject rischia di bloccare email vere, come le fatture inviate dal gestionale.

Cosa chiedere al fornitore o al tecnico: «Il dominio ha un unico record SPF che include tutti i servizi che inviano per noi? La firma DKIM è attiva su ogni servizio, con il nostro dominio? Possiamo pubblicare un record DMARC e ricevere i rapporti? Il server di invio ha il DNS inverso corretto?» Una modifica sbagliata ai DNS può fermare anche sito e posta in arrivo: se non sai dove mettere le mani, falla fare a chi gestisce il dominio. Per dominio e hosting vedi siti e hosting.

Gli strumenti gratuiti per controllare

• Intestazioni del messaggio: in Gmail «Mostra originale» riassume SPF, DKIM e DMARC; in Outlook.com, dal menu con i tre puntini del messaggio, la voce per visualizzare i dettagli mostra le righe «Authentication-Results».
• Verifiche DNS e liste nere: siti come MXToolbox offrono controlli gratuiti di SPF, DMARC e delle principali blacklist. Per una piccola attività i controlli gratuiti bastano.
• Test del messaggio: mail-tester valuta un’email vera inviata da te, con contenuto e configurazione.
• Google Postmaster Tools: gratuito, dopo aver verificato il dominio mostra reputazione e tasso di spam verso Gmail. Mostra dati solo con volumi consistenti: serve soprattutto a chi manda newsletter.

Newsletter e invii a molti destinatari

Mandare la newsletter dalla casella di lavoro, con centinaia di indirizzi in copia nascosta, è il modo più rapido per rovinare la reputazione del dominio: poi anche le email normali smettono di arrivare.

• Usa una piattaforma dedicata alle newsletter e autorizzala nel tuo SPF e con la firma DKIM sul tuo dominio.
• Ogni messaggio deve avere un link di disiscrizione visibile e la disiscrizione in un clic (l’intestazione tecnica List-Unsubscribe): le piattaforme serie la aggiungono da sole.
• Rispetta le disiscrizioni subito: Google indica 48 ore, Yahoo 2 giorni.
• Scrivi solo a chi ha dato il consenso o è già tuo cliente nei limiti di legge. Niente liste comprate. Vedi GDPR e informative.
• Togli dalla lista gli indirizzi che tornano indietro e tieni le segnalazioni di spam sotto lo 0,1%.

Dominio o server in blacklist: cosa fare

1. Capisci perché: quasi sempre c’è una causa reale, come una casella violata che ha mandato spam, un modulo del sito usato dai robot per inviare messaggi o un PC infetto in ufficio.
2. Elimina la causa: cambia le password, attiva la verifica in due passaggi, blocca il modulo, fai controllare i PC. Senza questo passaggio torni in lista in pochi giorni.
3. Se l’IP è del fornitore (posta condivisa), segnalalo al fornitore: è lui che deve chiedere la rimozione.
4. Chiedi la rimozione dal sito della lista nera, seguendo la sua procedura. Le liste principali la offrono gratis: diffida di chi chiede soldi per «garantire» la cancellazione.
5. Ricontrolla dopo qualche giorno.

Il problema degli inoltri automatici

Molti uffici inoltrano info@ verso caselle personali Gmail o Outlook. Il messaggio inoltrato arriva da un server diverso da quello del mittente originale: il controllo SPF fallisce e può finire in spam o essere rifiutato. In più il tuo dominio rischia di passare per fonte di spam, perché inoltra anche lo spam che riceve. Meglio configurare la casella sul telefono o nel programma di posta invece di inoltrarla.

Se sei tu a non trovare le email: recuperarle dallo spam

• Gmail: nel menu a sinistra, Altro → Spam. Seleziona l’email e scegli Non spam. Aggiungi il mittente ai contatti. Le email restano in Spam 30 giorni, poi vengono eliminate.
• Outlook.com: apri Posta indesiderata, seleziona il messaggio e scegli Non posta indesiderata; aggiungi il mittente ai Mittenti attendibili. Qui i messaggi vengono eliminati in automatico tra 10 e 30 giorni.
• Altri fornitori e programmi (iCloud, Libero, Thunderbird): cerca la cartella Spam o Indesiderata e il comando «Non è spam» o «Sposta in Posta in arrivo».

Segnare «non spam» aiuta il filtro a imparare. Attenzione però: se l’email chiede di pagare o cambiare un IBAN, verifica con una telefonata prima di fidarti.

E la PEC? Non va nello spam, ma può essere rifiutata

Tra due caselle PEC il messaggio viaggia in un circuito certificato: non finisce nella cartella spam come una email normale. I problemi sono altri, e li dicono le ricevute:

• l’avviso di non accettazione: il tuo gestore non ha accettato il messaggio, per esempio per un virus in un allegato o un formato non valido;
• l’avviso di mancata consegna: il messaggio non è stato recapitato, per esempio perché la casella del destinatario è piena o l’indirizzo è sbagliato;
• una PEC mandata a una email normale non produce ricevuta di consegna e può finire nello spam del destinatario come qualunque email;
• molte caselle PEC rifiutano i messaggi che arrivano da email normali, o li segnalano come anomalia.

Per questo, quando un invio conta, controlla di avere la ricevuta di avvenuta consegna: senza, non hai la prova. Vedi email e PEC e, se la PEC l’hai ricevuta, lettere e PEC ricevute.

Un esempio concreto

Laura ha uno studio di grafica con il dominio studiolaura-esempio.it. I preventivi ai clienti Gmail finiscono in spam e la newsletter, mandata in copia nascosta a 400 contatti, viene in parte respinta.

• Nell’originale di un’email ricevuta su Gmail vede: SPF PASS, DKIM assente, DMARC FAIL.
• Il controllo DNS mostra due record SPF (uno vecchio del primo fornitore) e nessun DMARC.
• Il tecnico unisce i record SPF, attiva la firma DKIM e pubblica DMARC con p=none.
• Laura sposta la newsletter su una piattaforma dedicata, autorizzata nel record SPF, con disiscrizione in un clic.
• Due giorni dopo il test dà tre PASS e i preventivi tornano in Posta in arrivo.

Cosa fa il tecnico su Intervento

Indica dominio, fornitore della posta e servizi che inviano a tuo nome; allega l’originale di un messaggio finito in spam o l’errore ricevuto. L’orientamento gratuito ti dice dove sembra stare il problema. Con l’Esperto un tecnico informatico verificato ti risponde per iscritto entro 4 ore: cosa manca nei DNS, i record corretti da inserire e cosa chiedere al fornitore. Con il Live li controllate insieme in videochiamata. Con il livello Soluzione, su preventivo, configura i record e verifica il risultato.