Outlook non riceve o non invia la posta: le cause e come risolvere

I controlli da fare subito, in quest’ordine

1. Apri la posta dal browser

   Entra nella webmail del fornitore (per Outlook.com e Microsoft 365 è la pagina di Outlook sul web). Se i messaggi ci sono, la casella funziona e il problema è sul computer.

2. Controlla connessione e modalità offline

   Guarda la barra in basso di Outlook: «Offline», «Disconnesso» o «Tentativo di connessione» spiegano tutto. Nel classico, nella scheda Invio/Ricezione, il pulsante Lavora offline non deve essere evidenziato.

3. Guarda la Posta in uscita

   Un messaggio con un allegato troppo grande blocca anche quelli dopo. Microsoft indica di togliere gli allegati oltre 20 MB e mandare un link al file.

4. Controlla lo spazio

   Nelle impostazioni dell’account o nella webmail trovi quanto spazio usi. Svuota Posta eliminata e Posta indesiderata, poi riprova.

5. Inserisci di nuovo la password

   Se hai cambiato password altrove (telefono, webmail), Outlook continua a usare quella vecchia. Quando la chiede, inserisci la nuova; se non la chiede, togli e rimetti l’account.

6. Riavvia e aggiorna

   Chiudi Outlook, riavvia il computer e installa gli aggiornamenti di Windows e di Office. Se il problema resta, passa alle sezioni qui sotto.

Prima di tutto: che Outlook hai e che tipo di account

«Outlook» indica cose diverse: il programma classico per Windows (quello con le schede in alto), il nuovo Outlook per Windows, l’app per telefono e il servizio di posta gratuito Outlook.com. E dentro il programma la casella può essere collegata in quattro modi, che si comportano in modo diverso:

Per scoprirlo, nel classico apri File → Impostazioni account: nella colonna «Tipo» c’è scritto. Annotalo.

Sintomi e cause probabili

Per escludere i componenti aggiuntivi (firma, PEC, gestionale, antivirus), chiudi Outlook, premi Windows+R e scrivi outlook.exe /safe: si apre senza estensioni. Se così funziona, il colpevole è una di quelle.

Password cambiata, accesso moderno e password per le app

I fornitori stanno abbandonando l’accesso con semplice nome utente e password, perché è facile da rubare. Al suo posto c’è l’autenticazione moderna: si apre una finestra di accesso del fornitore, con l’eventuale codice sul telefono.

• Outlook.com: dal 16 settembre 2024 l’accesso di base non funziona più. Le versioni vecchie di Outlook (fino al 2013 e alcune edizioni di 2016 e 2019 con licenza a volume) non supportano quello moderno con Outlook.com, e anche un account Outlook.com aggiunto in Outlook come POP o IMAP smette di collegarsi. Microsoft indica di aggiornare il programma e creare un nuovo profilo aggiungendo l’account con la configurazione automatica.
• Gmail: se il programma non offre «Accedi con Google», serve una password per le app, un codice di 16 caratteri che si crea solo con la verifica in due passaggi attiva. Se cambi la password di Google, le password per le app vengono revocate e vanno create di nuovo.
• Posta aziendale Microsoft 365: da fine dicembre 2026 Microsoft disattiva per impostazione predefinita l’invio con nome e password semplici (SMTP AUTH) per i dispositivi e programmi che inviano email, come scanner, stampanti e gestionali. Se da allora una stampante non manda più le scansioni via email, è questo: lo sistema l’amministratore.

Attenzione alle email che dicono «la tua casella verrà disattivata, conferma la password»: sono truffe. Un cambio di regole vero lo vedi entrando dal sito, mai cliccando un link. Se hai già inserito la password, leggi ho cliccato un link di phishing.

Account bloccato o violato

Se il fornitore nota accessi sospetti, blocca la casella: Outlook smette di sincronizzare senza spiegare perché. Entra dal browser: di solito trovi una richiesta di verifica con un codice via SMS o email di recupero. Dopo lo sblocco:

1. cambia la password da un dispositivo sicuro e attiva la verifica in due passaggi;
2. controlla nelle impostazioni della webmail le regole e gli inoltri: chi entra spesso imposta un inoltro nascosto;
3. aggiorna la password in Outlook su ogni dispositivo.

I passi completi sono in account violato: cosa fare subito.

Casella piena: i limiti da conoscere

• Outlook.com gratuito: 15 GB per la posta più 5 GB di spazio cloud, che è condiviso tra OneDrive e gli allegati delle email. Se superi uno dei due limiti non puoi né inviare né ricevere, e chi ti scrive si vede tornare indietro il messaggio.
• Con un abbonamento Microsoft 365: la casella arriva a 100 GB.
• La Posta eliminata conta nello spazio finché non la svuoti o finché non viene cancellata dopo 30 giorni; la Posta indesiderata viene eliminata dopo 10 giorni.
• Sul computer, nel classico, i file dei dati arrivano di regola fino a 50 GB: verso i 47,5 GB Outlook non salva più gli inviati e non sposta i messaggi.

Per liberare spazio: ordina per dimensione ed elimina i messaggi con allegati grandi già salvati altrove, poi svuota Posta eliminata.

File OST e PST danneggiati e nuovo profilo

Outlook classico tiene la posta in un file di dati sul computer. Sono di due tipi e vanno trattati in modo opposto:

• OST (Microsoft 365, Exchange, Outlook.com, spesso IMAP): è una copia della casella. Se è danneggiato, Microsoft indica di chiudere Outlook ed eliminarlo: alla riapertura viene ricreato scaricando tutto dal server.
• PST (POP e archivi): può contenere posta che non esiste altrove. Prima di qualunque cosa, copialo su un disco esterno. Poi si ripara con lo strumento di ripristino Posta in arrivo (SCANPST.EXE), che si trova nella cartella di installazione di Office: si sceglie il file, si avvia l’analisi e, se trova errori, la riparazione, anche più volte. Lascia anche una copia .bak dell’originale.

Se Outlook continua a non funzionare, la soluzione più pulita è un nuovo profilo: Pannello di controllo → Posta (Microsoft Outlook) → Mostra profili → Aggiungi, poi inserisci l’indirizzo e lascia fare la configurazione automatica. Imposta il nuovo profilo come predefinito e tieni il vecchio finché non hai controllato che c’è tutto. Con account POP, prima ricollega il vecchio file PST: altrimenti sembra che la posta sia sparita.

Se file o messaggi sono già andati persi, leggi file cancellati: cosa si può recuperare.

Regole, posta indesiderata e posta evidenziata

A volte la posta arriva, ma non dove la cerchi:

• una regola la sposta in un’altra cartella o la cancella: controlla in File → Regole e avvisi (classico) o nelle impostazioni della posta (nuovo Outlook e webmail);
• il filtro la mette in Posta indesiderata: seleziona il messaggio, scegli «Non posta indesiderata» e aggiungi il mittente ai mittenti attendibili;
• la Posta in arrivo evidenziata divide i messaggi tra «Evidenziata» e «Altra»: guarda anche la seconda scheda.

Se invece sono i tuoi messaggi a finire nello spam degli altri, il problema è nel dominio: vedi le tue email finiscono nello spam.

Nuovo Outlook o Outlook classico?

Le app Posta e Calendario di Windows non sono più supportate dal 31 dicembre 2024: al loro posto Microsoft propone il nuovo Outlook, che si apre anche al posto del classico se attivi l’interruttore «Nuovo Outlook» in alto a destra. Secondo la tabella di confronto di Microsoft aggiornata a settembre 2026, il nuovo Outlook gestisce account POP e IMAP, ma il lavoro offline e i file PST sono solo in parte disponibili e i vecchi componenti aggiuntivi (COM) non funzionano.

In pratica: se dopo il passaggio mancano la firma digitale, il pulsante del gestionale o l’archivio PST, torna al classico con lo stesso interruttore. Il classico resta supportato almeno fino al 2029. Per le aziende Microsoft ha spostato a marzo 2027 la fase in cui il nuovo Outlook sarà attivo per impostazione predefinita, con possibilità di tornare indietro, e promette almeno 12 mesi di preavviso agli amministratori prima del passaggio definitivo.

Se il problema è sul telefono

• Quando aggiungi l’account, scegli il tipo giusto: «Outlook.com» o «Exchange» per le caselle Microsoft, non «Altro». Per l’app Mail di iPhone, Microsoft indica di rimuovere l’account e aggiungerlo di nuovo come Outlook.com.
• Dopo un cambio di password, togli e rimetti l’account: è più rapido che cercare dove inserire quella nuova.
• Su Android, se la posta arriva solo quando apri l’app, togli le restrizioni della batteria per l’app di posta.

Altri problemi del telefono sono in smartphone e tablet.

Quando chiamare un tecnico

• Il file PST di un account POP è danneggiato e non ne hai una copia: ogni tentativo sbagliato può peggiorare le cose.
• È posta aziendale con server Exchange in ufficio, regole dell’amministratore o accesso tramite VPN: da casa Outlook potrebbe non collegarsi senza la VPN aziendale.
• Devi spostare anni di posta da un fornitore a un altro o da POP a IMAP.
• Pensi che la casella sia stata violata e conteneva dati di clienti: vedi anche data breach: cosa fare.

Un esempio concreto

Franca ha un negozio e usa ancora Outlook 2013 con un indirizzo Outlook.com aggiunto anni fa come IMAP. Da un giorno all’altro Outlook chiede la password a ogni avvio e non scarica più nulla, mentre dal telefono la posta arriva. Il tecnico le spiega che quella versione non supporta l’accesso moderno per Outlook.com: installano una versione aggiornata, creano un nuovo profilo con la configurazione automatica e in un’ora la posta è tornata, calendario compreso.

Cosa fa il tecnico su Intervento

Indica la versione di Outlook, il tipo di account e il fornitore, e allega uno screenshot dell’errore o della barra di stato. L’orientamento gratuito ti dice se sembra un problema della casella o del programma. L’Analisi legge in automatico screenshot e messaggi di errore. Con l’Esperto un tecnico informatico verificato ti risponde per iscritto entro 4 ore con i passi giusti per il tuo caso. Con il Live lo sistemate insieme in videochiamata; la Soluzione, su preventivo, serve per migrazioni di posta o file PST da recuperare.