Stampante offline anche se è accesa: come rimetterla online

I controlli da fare, nell’ordine

1. Spegni e riaccendi nel modo giusto

   Spegni la stampante, stacca la spina, aspetta 30 secondi e riaccendila; riavvia anche il computer. Spesso basta questo.

2. Guarda il display o le spie

   Se c’è un messaggio d’errore (carta inceppata, sportello aperto, inchiostro finito), risolvi quello prima. Una spia del Wi-Fi spenta o lampeggiante indica che la stampante non è collegata alla rete.

3. Controlla che siano sulla stessa rete

   Computer e stampante devono stare sullo stesso Wi-Fi. Stampa dal menu della stampante la pagina di configurazione della rete: dice a quale rete è collegata e con quale indirizzo.

4. Svuota la coda di stampa

   Apri la coda della stampante e annulla tutti i documenti. Un solo lavoro bloccato può fermare tutti gli altri.

5. Controlla stampante predefinita e «Usa stampante offline»

   Assicurati di stampare sulla stampante giusta e che non sia stata messa offline a mano dal menu della coda.

6. Rimuovi e aggiungi di nuovo la stampante

   Se ancora non va, eliminala dall’elenco del computer e aggiungila di nuovo con la stampante accesa e collegata: così il computer la ricerca da capo con l’indirizzo attuale.

Cosa vuol dire «offline» se la stampante è accesa

Il computer cerca la stampante a un certo indirizzo sulla rete, come un numero in rubrica. Se lì non risponde nessuno, Windows o macOS mostrano «offline», anche se la stampante è accesa. Le cause, dalla più frequente:

• la stampante non è più collegata al Wi-Fi, o è su una rete diversa da quella del computer;
• la stampante ha cambiato indirizzo e il computer la cerca ancora a quello vecchio;
• la coda di stampa è bloccata da un documento che non riesce a partire;
• la stampante è stata messa offline a mano, o stai stampando su una copia sbagliata della stessa stampante;
• un driver vecchio o rovinato dopo un aggiornamento del sistema.

Solo raramente è un guasto: fai i controlli nell’ordine, prima di comprare cavi o cercare driver.

La rete: stesso Wi-Fi, banda 2,4 GHz, rete ospiti, nuovo router

• Stesso Wi-Fi. Se ci sono due reti (per esempio router e ripetitore con nomi diversi), computer e stampante devono stare sulla stessa. Confronta il nome della rete sul computer con quello della pagina di configurazione.
• Banda 2,4 GHz. Molte stampanti si collegano solo alla banda a 2,4 GHz. Se le due bande hanno nomi diversi, collega la stampante a quella a 2,4 GHz; il computer può stare sull’altra, purché il router sia lo stesso.
• Rete ospiti. È fatta apposta per isolare i dispositivi: se uno dei due è lì, non si vedono. Usa la rete principale.
• Nuovo router o nuova password. La stampante continua a cercare la rete vecchia: ricollegala dal suo menu (Wi-Fi, Rete o Configurazione wireless) scegliendo la rete nuova e inserendo la password.
• Segnale debole. Dietro due muri può perdere il collegamento ogni tanto: avvicinala al router o migliora la copertura, vedi Wi-Fi lento anche con la fibra.

Se ha la porta di rete, collegarla al router con un cavo è la soluzione più stabile, specie in ufficio.

L’indirizzo della stampante è cambiato: IP fisso o prenotazione

Ogni apparecchio riceve dal router un numero, l’indirizzo IP, del tipo 192.168.1.25. Dopo un riavvio o un blackout il router può dare alla stampante un numero diverso, e il computer, che la cerca al vecchio, la segna offline. È il caso tipico della stampante offline ogni mattina. La soluzione è darle sempre lo stesso indirizzo, in due modi:

• Prenotazione nel router (detta anche «DHCP statico» o «indirizzo riservato»): nella pagina di gestione del router scegli la stampante dall’elenco dei dispositivi e indichi che deve ricevere sempre quel numero. È il metodo più pulito.
• IP fisso sulla stampante: si scrive a mano l’indirizzo nel suo menu. Va scelto un numero che il router non dia ad altri, altrimenti nascono conflitti: meglio farlo con chi gestisce la rete.

Poi rimuovi la stampante dal computer e aggiungila di nuovo, così memorizza l’indirizzo giusto. Se non hai accesso al router, chiedi all’operatore o a un tecnico, e non premere il tasto Reset: cancella tutte le impostazioni.

Coda di stampa bloccata e servizio Spooler in Windows

La coda di stampa è la lista dei documenti in attesa. Se il primo è bloccato, per esempio un PDF pesantissimo, tutti gli altri restano fermi e la stampante può risultare offline o «in errore».

Per svuotarla in Windows 11: apri Impostazioni → Bluetooth e dispositivi → Stampanti e scanner, scegli la stampante, premi Apri coda di stampa, poi i tre puntini in alto e Annulla tutto. In Windows 10 il percorso è simile, da Impostazioni → Dispositivi → Stampanti e scanner.

Se i documenti restano lì, riavvia il servizio Spooler di stampa, il programma di Windows che gestisce la coda. È un’operazione sicura, che non cancella nulla di importante:

1. premi il tasto Windows, scrivi Servizi e apri l’app che compare;
2. nell’elenco, in ordine alfabetico, trova Spooler di stampa;
3. fai clic con il tasto destro e scegli Riavvia;
4. chiudi la finestra e prova a stampare una pagina di prova.

Non cambiare il «Tipo di avvio» e non disattivare il servizio: senza Spooler non si stampa più. Se non basta, riavvia il PC. Lascia perdere i programmi «pulitori» per stampanti.

Sul Mac apri Impostazioni di Sistema → Stampanti e Scanner, scegli la stampante e apri la coda: se è in pausa, premi Riprendi ed elimina i lavori bloccati.

«Usa stampante offline», stampante predefinita e copie doppie

«Usa stampante offline». Nella finestra della coda di Windows, il menu Stampante ha la voce Usa stampante offline. Se ha la spunta, la stampante è stata messa offline a mano, magari con un clic sbagliato, e i documenti restano fermi: togli la spunta.

Stampante predefinita. Windows può cambiare da solo la predefinita scegliendo l’ultima usata, e il documento parte verso la stampante di casa o verso una stampante «PDF». In Stampanti e scanner disattiva Consenti a Windows di gestire la stampante predefinita, scegli la stampante giusta e premi Imposta come predefinita.

Copie doppie. Se in elenco ci sono «Stampante» e «Stampante (copia 1)», una può puntare al vecchio indirizzo: tieni quella che stampa e rimuovi l’altra.

Driver, app del produttore e aggiornamenti del sistema

Il driver fa dialogare computer e stampante; dopo un grosso aggiornamento di Windows o macOS, uno vecchio può smettere di funzionare.

• Installa tutti gli aggiornamenti in attesa del sistema e riavvia.
• Se non basta, rimuovi la stampante, scarica dal sito ufficiale del produttore il pacchetto per il modello esatto (scritto sull’etichetta) e per il tuo sistema, e reinstallala. Non usare siti di «driver universali» a pagamento.
• L’app del produttore spesso ha una diagnosi della rete e una procedura per ricollegare il Wi-Fi, utile dopo un cambio di router.
• Controlla gli aggiornamenti del firmware, il programma interno della stampante: a volte correggono proprio i problemi di connessione.

Sul Mac, come ultima prova, in Impostazioni di Sistema → Stampanti e Scanner fai Ctrl-clic sull’elenco e scegli Reimposta sistema di stampa. Attenzione: rimuove tutte le stampanti, che poi vanno aggiunte di nuovo.

Se il computer è lento in tutto, il problema può essere lui: vedi il PC è diventato lento.

Due prove che chiariscono tutto: risoluzione problemi e cavo USB

Lo strumento di Windows. In Windows 11 Microsoft consiglia di partire dallo strumento automatico per la stampante nell’app Ottieni assistenza (si raggiunge anche da Impostazioni → Sistema → Risoluzione problemi): controlla da solo Spooler, coda e collegamento.

La prova con il cavo USB. Se la stampante ha la porta USB, collegala direttamente al computer:

• se con il cavo stampa, la stampante funziona e il problema è la rete o l’indirizzo: torna alle sezioni sulla rete e sull’IP;
• se non stampa neanche con il cavo, e la pagina di prova lanciata dal menu della stampante non esce, il problema è nella stampante.

Stampanti condivise in ufficio

In ufficio conta come è collegata:

• Stampante di rete: collegata al router, ogni PC la raggiunge direttamente. Se è offline per tutti, il problema è la stampante o il suo indirizzo; se è offline per un solo PC, il problema è su quel PC.
• Stampante condivisa da un PC: collegata via USB a un computer che la «presta» agli altri. Funziona solo se quel computer è acceso e non in sospensione. Se lo spegni la sera, la mattina gli altri la vedono offline.

La soluzione stabile è una stampante di rete via cavo con indirizzo fisso, annotato insieme a modello e password di amministrazione. Per le multifunzione a noleggio, verifica prima cosa copre il contratto di assistenza.

Quando è guasta e conviene chiamare l’assistenza

È probabile un guasto se la pagina di prova dal menu non esce, se un codice d’errore resta anche dopo lo spegnimento, se il Wi-Fi non si attiva più o se la stampante si spegne da sola. In questi casi:

• annota codice d’errore e modello e contatta l’assistenza del produttore;
• se ha meno di due anni, vedi garanzia e diritti del consumatore;
• non aprire la stampante oltre gli sportelli previsti e non toccare alimentatore e componenti interni.

Per una stampante economica e vecchia, la riparazione costa spesso più di una nuova: chiedi prima un preventivo.

Un esempio concreto

Lo studio di Elena, geometra, ha tre PC e una multifunzione Wi-Fi. L’operatore sostituisce il router e da quel giorno la stampante risulta offline su tutti i computer.

• Il display della stampante mostra l’icona del Wi-Fi barrata: cerca ancora la rete vecchia.
• Dal menu Rete della stampante Elena sceglie la rete nuova a 2,4 GHz e inserisce la password scritta sotto il router. La stampante si collega.
• Su due PC torna a funzionare. Sul terzo resta offline: in elenco c’è una «copia 1» che punta al vecchio indirizzo. Elena la rimuove e aggiunge di nuovo la stampante.
• Dopo un blackout è di nuovo offline: il router le ha dato un altro indirizzo. Il tecnico crea una prenotazione nel router e la collega via cavo. Da allora funziona.

Cosa fa il tecnico su Intervento

Indica marca e modello della stampante, come è collegata (Wi-Fi, cavo di rete, USB, condivisa da un PC), il sistema del computer e cosa è cambiato di recente, come un nuovo router o un aggiornamento. Allega una foto del display o della pagina di configurazione di rete. L’orientamento gratuito ti dice da dove partire. Con l’Analisi ottieni una lettura automatica della pagina di configurazione e dei messaggi d’errore. Con l’Esperto un tecnico informatico verificato ti risponde per iscritto entro 4 ore con i passi per il tuo modello e la tua rete. Con il Live la rimettete online insieme in videochiamata; con la Soluzione, su preventivo, il tecnico sistema da remoto le stampanti di un ufficio.