Cartello videosorveglianza e conservazione delle immagini: le regole per negozi e aziende

Come mettere in regola cartello e registrazioni, passo per passo

1. Fai la mappa delle telecamere

   Annota per ogni telecamera dove si trova, cosa inquadra, se registra o fa solo vedere, a che ore funziona. Ti serve per capire quanti cartelli mettere e cosa scrivere.

2. Decidi lo scopo e i tempi

   Scrivi in due righe perché registri (furti, rapine, danni) e per quante ore conservi, con il motivo. Questo appunto è la tua difesa in caso di controllo.

3. Prepara il cartello

   Usa il modello semplificato del Garante o un cartello equivalente, con nome dell’attività, contatti, finalità, tempi di conservazione e un QR code o un indirizzo per l’informativa completa.

4. Scrivi l’informativa completa

   Un foglio con tutte le informazioni dell’articolo 13 del GDPR: pubblicalo sul sito e tienine una copia stampata in cassa o in reception.

5. Imposta il registratore

   Nel videoregistratore o nell’app imposta la sovrascrittura automatica dopo il numero di ore deciso. Controlla che funzioni guardando qual è la registrazione più vecchia presente.

6. Decidi chi può vedere le immagini

   Poche persone, con password personali. Se l’installatore o la vigilanza accedono alle immagini, serve un contratto da responsabile del trattamento.

Il cartello: dove va e cosa deve dire

Chi entra deve sapere prima di essere ripreso che sta entrando in una zona videosorvegliata. Per questo il cartello va collocato prima del raggio d’azione delle telecamere, non sotto la telecamera o dentro il negozio dopo la porta. Le Linee guida europee indicano di metterlo all’altezza degli occhi e a una distanza tale che la persona possa decidere se entrare.

Alcune regole pratiche:

• Uno per ogni accesso: se il negozio ha l’ingresso principale e quello dal parcheggio, servono due cartelli. Per aree grandi, come un piazzale o un magazzino, se ne mettono più di uno.
• Leggibile in ogni condizione di luce: se l’impianto registra anche di notte, il cartello deve vedersi anche di sera.
• Non serve indicare la posizione esatta di ogni telecamera, ma deve essere chiaro quale zona è ripresa.
• Telecamere che guardano soltanto senza registrare: il cartello serve lo stesso. È utile un simbolo che dica se le immagini sono solo visualizzate o anche registrate.

Il cartello è il primo livello dell’informativa. Ecco cosa deve contenere:

Un cartello con la sola scritta «Area videosorvegliata» o con il riferimento a leggi abrogate non basta. Il Garante mette a disposizione un modello semplificato, ispirato a quello europeo, che si può adattare.

L’informativa completa: cosa scrivere e dove metterla

Il cartello rimanda a un testo più lungo, il secondo livello. Deve essere facile da trovare anche per chi non usa il telefono: sul sito e, in copia stampata, in un punto fuori dalla zona ripresa o all’ingresso, come la cassa o la reception. Deve contenere tutto quello che chiede l’articolo 13 del GDPR:

• chi è il titolare, i contatti ed eventualmente il DPO;
• le finalità e la base giuridica: per negozi e aziende di solito è il legittimo interesse a proteggere beni e persone, e va scritto qual è quell’interesse;
• chi può vedere le immagini: personale autorizzato, installatore, vigilanza, forze dell’ordine su richiesta;
• se le immagini finiscono su un cloud e dove si trovano i server, specie se fuori dall’Unione europea;
• quanto tempo restano e come vengono cancellate;
• i diritti: accesso, cancellazione, limitazione, opposizione, reclamo al Garante.

Per costruire il testo segui lo schema dell’articolo informativa privacy: cosa deve contenere. Se riprendi anche i dipendenti, il cartello non basta: servono l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato e un’informativa scritta ai lavoratori, come spiegato in telecamere sul posto di lavoro.

Per quanto tempo puoi tenere le registrazioni

Non esiste un numero di ore uguale per tutti. Il GDPR dice che le immagini si tengono per il tempo necessario allo scopo, e tocca a te deciderlo e saperlo spiegare. Il Garante e le Linee guida europee danno però riferimenti chiari: un danno o un furto di solito si scopre entro uno o due giorni, quindi nella maggior parte dei casi bastano pochi giorni.

Oltre le 72 ore la motivazione deve essere più solida e messa per iscritto: per esempio furti ripetuti scoperti solo all’inventario settimanale. Non serve più chiedere un permesso al Garante come prima del 2018, ma in caso di controllo devi dimostrare perché hai scelto quel tempo. Frasi come «conserviamo 30 giorni per sicurezza» senza ragioni concrete sono il tipico errore che porta a una sanzione.

La cancellazione deve essere automatica, di solito con la sovrascrittura del disco del videoregistratore. Attenzione ai sistemi in cloud e alle app delle telecamere: molti hanno di serie 7 o 30 giorni di archivio. Devi ridurli tu nelle impostazioni o scegliere un piano adeguato. Se un provider conserva i video, va nominato responsabile del trattamento: vedi responsabile esterno del trattamento.

Quando qualcuno chiede le registrazioni

Polizia, carabinieri o autorità giudiziaria

Se ti chiedono i filmati di un furto, di un incidente davanti al negozio o di un’aggressione, blocca subito la cancellazione di quei filmati, salvandoli su un supporto a parte. Il Garante ammette espressamente di prolungare la conservazione per una richiesta dell’autorità. Consegna le immagini a chi te le chiede con una richiesta scritta o con un verbale, annota cosa hai consegnato e a chi, e conserva la copia solo finché serve.

Un cliente o un passante

Chi è stato ripreso ha diritto di avere le immagini in cui compare lui, con gli altri oscurati: è il diritto di accesso, spiegato in diritto di accesso ai dati personali. Non puoi invece dare a un privato i filmati in cui si vedono altre persone, per esempio il ladro o l’auto che ha urtato la sua. In quei casi il consiglio corretto è: «presenti denuncia, e noi conserviamo le immagini per le forze dell’ordine».

Assicurazione o avvocato

Valgono le stesse regole: senza un ordine dell’autorità consegni solo ciò che riguarda la persona che chiede, oppure ciò che serve a difendere un tuo diritto, per esempio contro un cliente che ti chiede un risarcimento per una caduta nel negozio.

Mai sui social

Pubblicare il video del ladro sui social o nella chat del quartiere è una diffusione di dati non consentita e può esporre anche a una querela. Le immagini servono alle forze dell’ordine, non alla gogna.

Gli errori più frequenti e cosa rischi

• Cartello dentro il negozio o sotto la telecamera, quando la persona è già ripresa.
• Cartello vecchio, senza nome del titolare o con riferimenti a norme superate.
• Nessuna informativa completa, oppure solo sul sito senza indicarlo sul cartello.
• Videoregistratore che tiene settimane di immagini perché nessuno ha mai cambiato l’impostazione di fabbrica.
• Telecamere che inquadrano il marciapiede o l’ingresso del negozio accanto più del necessario.
• App con password di fabbrica o condivisa tra più persone: se qualcuno entra nel sistema è una violazione dei dati da gestire, vedi data breach: cosa fare.

Per queste violazioni il GDPR prevede sanzioni amministrative fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato mondiale; nella pratica, per piccole attività, il Garante applica importi proporzionati o un ammonimento, ma ordina sempre di mettersi in regola. Se riprendi dipendenti senza accordo o autorizzazione si aggiunge un reato, come spiegato nella guida videosorveglianza.

Per sistemi più complessi, come telecamere che riconoscono targhe o volti, o riprese sistematiche di aree ampie aperte al pubblico, può servire anche una valutazione d’impatto prima di accendere l’impianto.

Un esempio: il negozio di Chiara

Chiara ha un negozio di abbigliamento senza dipendenti, chiuso la domenica e il lunedì mattina. Ha quattro telecamere: ingresso, cassa, due corsie. Il registratore conserva 20 giorni e all’esterno c’è solo un adesivo «area videosorvegliata».

1. Mette un cartello sulla vetrina, accanto alla porta, con il nome del negozio, telefono ed email, la finalità «prevenzione di furti e rapine», «immagini cancellate dopo 72 ore» e un QR code.
2. Il QR code porta a una pagina del sito con l’informativa completa; una copia stampata è in cassa.
3. Imposta il registratore a 72 ore e scrive la motivazione: il negozio resta chiuso fino a 40 ore di fila e i furti in corsia si scoprono spesso al riordino del martedì.
4. Gira una telecamera esterna che riprendeva mezzo marciapiede, in modo che inquadri solo la porta.
5. Un sabato una cliente segnala di essere stata urtata da un carrello: Chiara salva il filmato su una chiavetta, lo tiene a parte e lo consegna ai carabinieri quando lo chiedono.

Cosa fa il consulente privacy su Intervento

Descrivi l’attività, quante telecamere hai, cosa inquadrano, quanti giorni tiene il registratore e allega una foto del cartello attuale. L’orientamento gratuito ti dice cosa sembra mancare. Con l’Analisi la lettura automatica del tuo caso ti dà un elenco ordinato delle cose da sistemare. Con l’Esperto un consulente privacy verificato ti risponde per iscritto: se il cartello è corretto, quale tempo di conservazione puoi difendere e come motivarlo, cosa fare con una richiesta di immagini. Con il livello Soluzione, su preventivo, prepara cartello, informativa completa e motivazione dei tempi pronti da usare.