Telecamere sul posto di lavoro: cosa può fare il datore di lavoro

Come mettere in regola le telecamere, passo per passo

1. Scrivi perché ti servono

   Furti in magazzino, rapine, sicurezza di un macchinario, accessi di estranei: l’esigenza deve essere concreta e va scritta. Da qui dipendono numero di telecamere, inquadrature e orari.

2. Disegna le inquadrature

   Riprendi ingressi, casse, magazzino, aree esterne a rischio. Evita le postazioni fisse dei dipendenti e non riprendere mai bagni, spogliatoi e aree di pausa. Prepara una pianta con la posizione delle telecamere.

3. Accordo o domanda all’Ispettorato

   Se in azienda ci sono RSU o RSA, firma con loro un accordo scritto. Se non ci sono, presenta la domanda all’Ispettorato territoriale del lavoro con il modello ufficiale e la relazione tecnica.

4. Aspetta il provvedimento

   Le telecamere si accendono solo dopo l’accordo o l’autorizzazione. Il silenzio dell’Ispettorato non vale come sì. Rispetta le prescrizioni scritte nel provvedimento.

5. Cartelli e informativa

   Metti i cartelli prima delle zone riprese e consegna a ogni lavoratore un’informativa scritta su telecamere, scopi, conservazione e possibili usi delle immagini, facendoti firmare la ricevuta.

6. Regole interne e fornitore

   Stabilisci chi può vedere le immagini, con password personali, la cancellazione automatica e un registro degli accessi. Nomina l’installatore responsabile del trattamento se gestisce l’impianto.

Cosa dice la legge: l’articolo 4 dello Statuto

L’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori, riscritto nel 2015 dal Jobs Act, dice che gli impianti audiovisivi da cui può derivare anche un controllo a distanza dei lavoratori si possono usare solo per tre scopi: esigenze organizzative e produttive, sicurezza del lavoro, tutela del patrimonio aziendale. Non serve che la telecamera sia puntata sul dipendente: basta che possa riprenderlo, anche di passaggio.

Le condizioni sono due, entrambe necessarie:

1. un accordo con la RSU o le RSA; se l’azienda ha unità produttive in più province o regioni, l’accordo si può fare con i sindacati più rappresentativi a livello nazionale;
2. in mancanza di accordo, o se in azienda non ci sono rappresentanze, l’autorizzazione dell’Ispettorato territoriale del lavoro, o della sede centrale dell’Ispettorato per le unità in ambiti diversi.

Valgono regole uguali con un solo dipendente, con lavoratori part-time, stagionali, apprendisti o somministrati. La firma dei singoli lavoratori su un modulo di consenso non sostituisce l’accordo o l’autorizzazione. Secondo il Garante, nei luoghi di lavoro queste garanzie valgono anche per le telecamere spente durante l’orario di lavoro. Restano fuori dall’articolo 4 solo gli strumenti che servono per lavorare, come il computer, e i sistemi di registrazione delle presenze.

Per colf e badanti in casa le regole sono in parte diverse: il lavoratore va comunque informato e non si riprendono le zone a lui riservate. Vedi colf e badanti.

La domanda all’Ispettorato: come si presenta

Il modello di istanza per impianti di videosorveglianza si scarica dal sito dell’Ispettorato nazionale del lavoro, nella sezione dei servizi e della modulistica. Va presentato all’Ispettorato territoriale della provincia dove si trova l’unità produttiva. Se l’azienda ha più sedi nello stesso ambito territoriale, con le stesse esigenze e lo stesso sistema, basta una domanda unica.

• Marche da bollo: due da 16 euro, una per la domanda e una per il provvedimento. Se invii per PEC, alleghi la dichiarazione sostitutiva per il bollo prevista dal modello.
• Invio: di solito per PEC; alcuni uffici accettano solo l’invio digitale e restituiscono le domande su carta. Controlla le indicazioni dell’ufficio della tua provincia. Se la domanda la manda un consulente, serve la delega del datore di lavoro.
• Relazione tecnica: le ragioni della richiesta, il numero e la posizione delle telecamere con una pianta, cosa inquadrano, dove sono i monitor, gli orari di funzionamento, chi accede alle immagini, i tempi di conservazione con la motivazione se superano 24-48 ore, se c’è l’accesso da remoto.
• Aziende nuove: la domanda si può presentare prima della prima assunzione, indicando i lavoratori previsti.

L’Ispettorato risponde con un provvedimento espresso, che può contenere prescrizioni: per esempio inquadrature da modificare o la registrazione solo fuori dall’orario di lavoro. Se aggiungi o sposti telecamere, di regola serve una nuova domanda o un’integrazione.

Cartelli, informativa e conservazione

Accordo o autorizzazione non bastano: le immagini sono dati personali e si applica il GDPR.

• Cartello: prima della zona ripresa, visibile, con titolare, scopo e dove leggere l’informativa completa. Il Garante consente il modello semplificato, basato sulle linee guida europee 3/2019, con un rimando al testo completo.
• Informativa ai lavoratori: scritta, consegnata a ciascuno, con posizione delle telecamere, scopi, tempi di conservazione, chi vede le immagini e la possibilità di usarle per finalità legate al rapporto di lavoro, comprese le contestazioni. Vedi GDPR e informative.
• Conservazione: il minimo necessario. Il Garante indica 24 ore come sufficienti per un piccolo negozio; oltre le 72 ore serve una motivazione precisa, come chiusure prolungate o rischi particolari. Poi cancellazione automatica.
• Accesso dal telefono: è ammesso se previsto nell’autorizzazione e protetto da password personali. Guardare in diretta i dipendenti dal cellulare per controllare il lavoro resta vietato.
• Audio: di regola non va registrato.

Telecamere nascoste e controlli difensivi

Le telecamere nascoste per sorvegliare i dipendenti sono vietate. La Cassazione ammette però i cosiddetti controlli difensivi in senso stretto: verifiche mirate per scoprire un illecito preciso, come furti o ammanchi di cassa, anche senza accordo o autorizzazione. L’orientamento prevalente, a partire dalla sentenza n. 25732 del 2021, richiede che:

• ci sia un fondato sospetto concreto, nato prima del controllo, verso uno o più lavoratori: ammanchi documentati, segnalazioni circostanziate, non una semplice impressione;
• il controllo parta dopo il sospetto, sia limitato nel tempo e nello spazio e non diventi una sorveglianza continua;
• ci sia un equilibrio tra la tutela dell’azienda e la dignità e riservatezza del lavoratore.

Spetta al datore provare le circostanze che hanno fatto nascere il sospetto: con l’ordinanza n. 10822 del 2025 la Cassazione ha confermato la reintegra di una lavoratrice perché il sospetto non era dimostrato e le riprese generiche sul personale erano avvenute senza un’adeguata informativa. È un terreno delicato: prima di installare una telecamera nascosta conviene un parere, perché un errore rende inutilizzabile la prova e può costare un reato.

Si possono usare i video per una contestazione o un licenziamento?

Sì, ma solo se sono rispettate tutte e tre le condizioni: impianto installato con accordo o autorizzazione, informativa adeguata ai lavoratori sui controlli e sul possibile uso delle immagini, rispetto delle regole privacy, compresi i tempi di conservazione. Se manca una sola condizione, i video non possono fondare la sanzione. Alcuni contratti collettivi o accordi aziendali vietano espressamente di usare le immagini a fini disciplinari: in quel caso vale il divieto.

La contestazione deve indicare giorno, ora e fatto preciso. Il lavoratore può chiedere di vedere le immagini che lo riguardano per difendersi: il datore deve conservarle e metterle a disposizione. Per rispondere vedi giustificazioni a una contestazione disciplinare: modello ed esempi; per il quadro generale contestazioni disciplinari.

Sanzioni per il datore di lavoro

Installare telecamere che controllano i lavoratori senza accordo o autorizzazione è un reato: l’articolo 171 del Codice privacy rinvia all’articolo 38 dello Statuto, che prevede l’ammenda da 154 a 1.549 euro o l’arresto da 15 giorni a un anno, e nei casi più gravi entrambe le pene. Di solito l’Ispettorato impartisce una prescrizione: se il datore mette in regola o rimuove l’impianto e paga una somma ridotta, il reato si estingue.

A questo si sommano le sanzioni amministrative del Garante per le violazioni privacy, come mancanza di informativa o conservazione eccessiva, che possono essere molto più alte, e il rischio che un licenziamento basato sui video venga annullato.

Se sei il dipendente: cosa puoi fare

• Chiedi informazioni: se c’è un accordo o un’autorizzazione, dove sono le telecamere, chi guarda le immagini e per quanto le tengono. Hai diritto di accesso alle immagini che ti riguardano, entro i tempi di conservazione.
• Parla con la RSU o il sindacato, se c’è.
• Segnala all’Ispettorato del lavoro un impianto che sembra senza autorizzazione: può fare un controllo.
• Reclamo al Garante se le regole privacy non sono rispettate: cartelli assenti, conservazione lunga, telecamere in bagni o spogliatoi.
• Se ricevi una contestazione basata sui video, rispondi entro il termine e chiedi di vedere le immagini. Se arriva un licenziamento, i termini per impugnarlo sono stretti: vedi licenziamento ricevuto: cosa fare.

Un esempio concreto

Franco ha una ferramenta con tre dipendenti, senza rappresentanze sindacali. Dopo due furti in magazzino vuole quattro telecamere: ingresso, cassa, magazzino e cortile.

• Scrive la relazione: furti denunciati, posizione delle telecamere con la pianta, cassa inquadrata dal lato del cliente, registrazione 24 ore su 24, conservazione 72 ore perché il negozio chiude la domenica e il lunedì mattina, accesso solo a lui con password.
• Manda la domanda all’Ispettorato per PEC con la dichiarazione per le due marche da bollo. Dopo alcune settimane arriva l’autorizzazione, con la prescrizione di non inquadrare il banco dove i dipendenti preparano gli ordini.
• Solo allora accende l’impianto, mette i cartelli e consegna l’informativa ai tre dipendenti, che firmano per ricevuta.
• Sei mesi dopo le immagini mostrano un ammanco in cassa: Franco può usarle in una contestazione disciplinare, perché autorizzazione e informativa sono in regola.

Cosa fa il consulente privacy su Intervento

Descrivi il luogo, quante telecamere vuoi, cosa inquadrano, quanti dipendenti hai e se ci sono RSU o RSA; allega se puoi una pianta o le foto. L’orientamento gratuito ti dice cosa manca. Con l’Esperto un consulente privacy verificato ti risponde per iscritto: se serve l’autorizzazione, come impostare inquadrature e conservazione, se puoi usare le immagini che hai. Con il livello Soluzione, su preventivo, prepara la domanda all’Ispettorato, la relazione tecnica, i cartelli e l’informativa. Se sei un lavoratore, ti dice se l’impianto è regolare e come muoverti.