Straordinari non pagati: come dimostrarli e recuperarli

Cosa fare, in ordine

1. Inizia subito un diario delle ore

   Ogni giorno annota ora di entrata e uscita, pause, chi ti ha chiesto di restare e perché. Un’agenda scritta giorno per giorno vale di più di una ricostruzione fatta anni dopo.

2. Metti al sicuro le prove

   Salva email e chat con orari, turni pubblicati, fotografie della bacheca, scontrini o documenti con data e ora che dimostrano che eri al lavoro. Fallo su un tuo dispositivo, senza copiare dati aziendali riservati.

3. Chiedi le timbrature e il LUL

   Chiedi per iscritto copia delle tue timbrature e delle ore registrate. Le timbrature sono dati tuoi: puoi chiederle anche come accesso ai dati personali, con risposta entro un mese.

4. Fai il conteggio

   Per ogni mese: ore lavorate, ore pagate, differenza, maggiorazione del contratto collettivo. Il conteggio rende la richiesta seria e ti dice quanto vale.

5. Manda la richiesta scritta

   PEC o raccomandata con il conteggio e un termine per pagare. Vale anche come interruzione della prescrizione.

6. Se non pagano, scegli la strada

   Ispettorato del lavoro (conciliazione monocratica), conciliazione in sede sindacale o ricorso al giudice del lavoro con un avvocato.

Le regole: limiti, maggiorazioni e chi è escluso

L’orario normale è di 40 ore settimanali, salvo che il contratto collettivo ne preveda meno. Tutto ciò che va oltre è straordinario e ha tre limiti:

• 48 ore medie a settimana, straordinari compresi, calcolate su un periodo di 4 mesi (il contratto collettivo può allungarlo fino a 6 o 12);
• i limiti del contratto collettivo, spesso annuali e a volte settimanali; se il contratto non dice nulla, lo straordinario è ammesso solo con il tuo accordo e fino a 250 ore l’anno;
• le 11 ore di riposo consecutive ogni 24 e il riposo settimanale.

Lo straordinario va pagato a parte con le maggiorazioni del contratto collettivo, diverse per ore diurne, notturne e festive: per esempio un 15% o 25% sulle prime ore e percentuali più alte per notte e festivi. Il contratto può prevedere, al posto o in aggiunta, riposi compensativi (la «banca ore»): in quel caso le ore devono risultare nei contatori della busta paga.

Nel part-time le ore oltre l’orario concordato si chiamano supplementari e hanno anch’esse maggiorazioni e limiti propri.

Chi è escluso: dirigenti e personale direttivo con un vero potere di decidere da sé i propri orari, oltre ad alcune categorie particolari. Per loro non ci sono straordinari in senso tecnico, salvo che il contratto li preveda o che l’orario diventi irragionevole. Un «responsabile» che timbra e ha orari imposti di solito non rientra tra gli esclusi: conta cosa fai davvero, non il titolo.

Dal 2026 le maggiorazioni per lavoro notturno e festivo, anche quando è straordinario, hanno un’imposta del 15% fino a 1.500 euro l’anno per chi nel 2025 ha avuto redditi da lavoro dipendente fino a 40.000 euro: un motivo in più per farle risultare in busta.

Straordinario forfettizzato, superminimo e fuori busta

Molti straordinari «spariscono» non perché manchino del tutto, ma perché sono nascosti in altre voci. I casi più frequenti:

• Straordinario forfettizzato: una cifra fissa al mese per un certo numero di ore. È lecito se è scritto, ma se lavori stabilmente più ore di quelle coperte dal forfait, la differenza ti spetta. Confronta l’importo con quanto prenderesti pagando le ore reali con le maggiorazioni.
• Superminimo assorbibile: è una somma in più sopra i minimi che di solito si riduce quando aumentano i minimi del contratto. Di regola non paga gli straordinari, salvo che sia scritto chiaramente che serve a quello e copra davvero le ore fatte.
• Ore pagate come «trasferta», «rimborso» o «premio»: così sono senza contributi e senza effetto sul TFR. È un danno per la pensione, oltre che una busta paga non corretta.
• Fuori busta in contanti: le somme ricevute vanno dimostrate da chi le ha pagate. Annotale comunque con data e importo: nel conteggio si scalano, ma i contributi restano da versare.

Come si dimostrano gli straordinari

In una causa è il lavoratore a dover provare che ha fatto straordinari e quanti, con una ricostruzione abbastanza precisa: giorni, fasce orarie, periodi. Secondo l’orientamento costante della Cassazione, frasi come «restavo sempre fino a tardi» non bastano; il giudice può stimare con equità l’importo solo quando il lavoro in più è già provato.

Non registrare di nascosto riunioni a cui non partecipi e non usare dati di colleghi: oltre a problemi di privacy rischi una contestazione disciplinare. Registrare una conversazione a cui partecipi, solo per difendere i tuoi diritti, è di regola ammesso, ma va usato con prudenza.

Il datore deve registrare nel Libro unico del lavoro le ore lavorate ogni giorno, straordinari compresi. Se in causa si rifiuta di produrre i registri o le timbrature, il giudice può ordinarne l’esibizione e tenerne conto contro di lui.

Come chiederli: lettera, Ispettorato, sindacato, giudice

Il primo passo è una richiesta scritta, con PEC o raccomandata: il periodo, le ore non pagate mese per mese, la maggiorazione applicata, il totale e un termine di 15 giorni per pagare, con la regolarizzazione di contributi e TFR. La lettera interrompe la prescrizione e mette in mora il datore: come si scrive lo spiega messa in mora: come scriverla; un modello adatto alla busta paga è in busta paga sbagliata.

Se sei ancora in servizio, chiedere ciò che ti spetta non è un motivo valido di licenziamento: un licenziamento per ritorsione è nullo. Valuta comunque con un consulente tempi e modi, soprattutto nelle aziende piccole.

Quanto tempo hai: la prescrizione

I crediti per straordinari si prescrivono in 5 anni. Da quando si contano?

• Con la sentenza n. 26246 del 2022, confermata da decisioni successive fino al 2025, la Cassazione ha stabilito che nei rapporti privati a tempo indeterminato, dopo le riforme del 2012 e del 2015, la prescrizione non corre durante il rapporto ma dalla sua fine. Vale per i crediti non ancora prescritti a luglio 2012.
• Nel pubblico impiego la prescrizione corre anche durante il rapporto.
• Ogni richiesta scritta ricevuta dal datore la interrompe e fa ripartire i 5 anni.

Avere tempo non significa poter aspettare: dopo anni i colleghi cambiano, le chat si perdono e le timbrature possono non essere più conservate. La prova si costruisce mentre lavori.

Un esempio concreto

Davide fa il magazziniere a tempo pieno, 40 ore settimanali, con una paga oraria lorda di 12 euro. Per 18 mesi esce quasi ogni giorno un’ora dopo la fine del turno, su richiesta del capoturno via WhatsApp. In busta non c’è nessuno straordinario.

• Chiede all’ufficio del personale le sue timbrature: risultano in media 20 ore in più al mese.
• Il suo contratto collettivo prevede il 15% di maggiorazione: 20 ore × 13,80 euro = 276 euro lordi al mese, circa 4.970 euro in 18 mesi, più contributi e TFR.
• Manda una PEC con il conteggio e le schermate. Senza risposta, chiede l’intervento dell’Ispettorato.
• In conciliazione monocratica l’azienda accetta di pagare 4.200 euro in tre rate, con i contributi. Davide firma: il verbale chiude la questione per quel periodo.

Cosa fa il consulente del lavoro su Intervento

Carica buste paga, timbrature o il tuo diario delle ore e indica il contratto collettivo. L’orientamento gratuito ti dice se le ore sembrano davvero non pagate o nascoste in altre voci e quanto è urgente muoversi. Con l’Analisi ottieni subito una lettura automatica delle buste. Con l’Esperto un consulente del lavoro verificato ti risponde per iscritto: se le tue prove reggono, quali maggiorazioni ti spettano, quanto vale all’incirca il credito e quale strada conviene. Con il livello Soluzione, su preventivo, prepara il conteggio dettagliato e la lettera di richiesta. Per una causa ti dice quando serve un avvocato.